Memastikan operasi yang efisien dari setiap perusahaan dikaitkan dengan organisasi aliran dokumen yang tepat. Yang tidak kalah pentingnya adalah kontrol atas tenggat waktu untuk pelaksanaan dokumen. Faktanya adalah bahwa baik karyawan biasa maupun kepala departemen bertanggung jawab atas penyelesaian masalah yang terkandung dalam dokumen secara tepat waktu dan benar. Selanjutnya, perhatikan tenggat waktu pelaksanaan dokumen.
Informasi umum
Batas waktu pelaksanaan dokumen ditetapkan oleh peraturan, keputusan atau dokumen organisasi dan administrasi.
Ketersediaan sistem informasi dan referensi di perusahaan menyediakan pencarian cepat untuk dokumen terdaftar dengan tanda apa pun. Secara khusus, selama pendaftaran, rincian dasar dokumen dimasukkan ke dalam database: nomor masuk / keluar, informasi tentang pengirim dan penerima, tanggal jatuh tempo, dll.
Klasifikasi
Ada istilah individu dan standareksekusi dokumen. Yang terakhir ditentukan oleh hukum. Ini termasuk, khususnya, tenggat waktu untuk memenuhi instruksi dari Pemerintah, kepala eksekutif federal struktur, pertanyaan parlemen, banding sipil, resolusi/keputusan badan manajemen organisasi komersial, dan sebagainya.
Batas waktu masing-masing untuk pelaksanaan dokumen ditentukan, sebagai suatu peraturan, langsung dalam teks mereka atau dalam resolusi. Indikasi tersebut ada, khususnya, dalam dokumen peraturan dan administrasi, statistik dan laporan lainnya.
Batas waktu pelaksanaan dokumen dapat ditentukan oleh kepala secara lisan.
Peraturan
Dalam ketentuan peraturan ini, batas waktu pelaksanaan dokumen berbeda-beda tergantung jenisnya.
Misalnya, instruksi bertanda "mendesak" harus dijalankan dalam waktu tiga hari sejak tanggal penandatanganan. Harap dicatat bahwa hitungan mundur tidak dimulai dari tanggal penerimaan kertas, tetapi dari tanggal penandatanganan.
Jika ada indikasi "segera", maka tidak lebih dari 10 hari diberikan untuk eksekusi dokumen.
Jika tidak ditentukan, periode eksekusi order tidak lebih dari sebulan.
Perubahan tanggal
Dalam praktiknya, situasi sering muncul ketika, karena alasan obyektif, tidak mungkin untuk mengeksekusi dokumen tepat waktu. Dalam hal ini, perusahaan harus menyetujui prosedur untuk mengubah jangka waktu pelaksanaan tindakan tertentu. Perlu dicatat bahwa melamaraturan diperlukan, jika memungkinkan, hanya dalam kasus luar biasa.
Keputusan untuk mengubah tenggat waktu pelaksanaan dokumen hanya dapat diambil oleh karyawan yang awalnya menetapkannya. Aturan bisnis saat ini tidak menentukan batas transfer minimum dan maksimum. Oleh karena itu, manajemen perusahaan harus menetapkannya secara mandiri berdasarkan persyaratan kewajaran dan keabsahan.
Menurut aturan umum yang diadopsi dalam praktik, peningkatan periode diperbolehkan tidak lebih dari 3 hari. Dalam hal ini, inisiatif harus datang dari karyawan yang dipercayakan dengan tugas tersebut. Dia harus membenarkan dan menyetujui perubahan tenggat waktu eksekusi dokumen dengan manajemen.
Transfer pesanan
Setiap tindakan yang berkaitan dengan perubahan tenggat waktu pelaksanaan dokumen harus dicatat dalam tindakan yang relevan.
Pemindahan periode harus dibenarkan. Untuk melakukan ini, peminat dapat membuat salah satu dari proposal berikut:
- Tentang penundaan tenggat waktu dengan alasan alasan mengapa dokumen tidak dapat dieksekusi dalam jangka waktu yang ditentukan.
- Tentang keterlibatan rekan pelaksana jika orang tersebut tidak memiliki wewenang yang cukup untuk melaksanakan perintah.
- Tentang penunjukan artis lain.
Harus dikatakan bahwa pelaku harus bertindak cepat. Jangan menghubungi manajemen 2-3 hari sebelum batas waktu berakhir.
Operasi kontrol
Memantau kepatuhan terhadap tenggat waktutugas meliputi:
- Perbaikan pada saat pendaftaran semua dokumen dan perintah manajemen perusahaan.
- Memeriksa pengiriman tugas ke pelaksana tepat waktu.
- Pengingat kepada karyawan dan kepala departemen tentang tenggat waktu yang akan datang atau kedaluwarsanya.
- Masuk ke formulir pendaftaran informasi tentang transfer perintah dari satu pelaksana ke pelaksana lainnya, mengubah periode yang dialokasikan untuk pelaksanaan tugas.
- Pemberitahuan manajer tentang proses eksekusi dokumen.
- Memasukkan informasi tentang pesanan yang telah diselesaikan ke dalam formulir pendaftaran, menghapus tugas dari kendali.
- Pembentukan referensi analitis dan laporan tentang kontrol waktu.
Nuansa
Semua tindakan yang membutuhkan eksekusi dan respons harus dikendalikan. Dalam surat-surat administratif, keputusan adalah subyek pemantauan. Pada saat yang sama, setiap item yang terkandung di dalamnya (yaitu, setiap tugas, tugas) dikendalikan.
Sekretaris kepala perlu mengontrol pelaksanaan perintah lisan kepala.
Sistem pemantauan otomatis
Baru-baru ini, banyak perusahaan menggunakan program komputer dan database dalam pekerjaan mereka. Sistem otomatis sangat memudahkan aktivitas organisasi, menghemat waktu karyawan.
Saat mendaftarkan dokumen, kontrol dilakukan secara otomatis saat mengisi kolom "Tanggal jatuh tempo". Pada saat yang sama pada diriku sendiridokumen tersebut dapat dicap pada penerimaannya untuk pengendalian. Kehadirannya lebih diperlukan untuk pemain.
Untuk memastikan kontrol saat ini, karyawan yang bertanggung jawab setiap hari, biasanya di awal hari, memeriksa daftar dokumen, yang waktu pelaksanaannya berakhir pada hari itu. Di perusahaan yang menggunakan sistem email internal, peringatan tentang periode kedaluwarsa dikirim ke PC pelaku secara otomatis. Anda juga dapat mengatur perangkat lunak untuk secara otomatis mencetak kertas yang sesuai.
Menyelesaikan tugas jangka panjang
Kontrol eksekusi dokumen yang berisi instruksi kompleks dilakukan secara bertahap. Ini mencakup pemantauan saat ini, pencegahan dan tindak lanjut.
Kontrol saat ini telah dibahas di atas. Pemantauan preventif dilakukan pada dokumen, yang batas waktunya akan berakhir dalam 2-3 hari. Dengan demikian, karyawan masih memiliki waktu untuk menyelesaikan tugasnya.
Perintah dihapus dari kontrol setelah dieksekusi. Hal ini dapat dinyatakan dalam menyusun dan mengirim tanggapan, menerima konfirmasi terdokumentasi, dll. Hasil eksekusi dicatat dalam kartu pendaftaran. Ini juga menunjukkan tanggal eksekusi, nomor kasus di mana kertas diajukan.
Kontrol akhir
Ini disediakan, sebagai suatu peraturan, di perusahaan besar. Pemantauan akhir dilakukan oleh pegawai yang bertanggung jawab untuk memantau pelaksanaan instruksi, atau sekretaris.
Biasanya perusahaan mengatur frekuensi pemantauan. Monitoring dapat dilakukan setiap bulan, triwulan atau minggu. Faktanya, kontrol terakhir adalah penilaian disiplin kinerja di perusahaan dan di divisi strukturalnya.
FZ 229
Salah satu bentuk perlindungan kepentingan subjek adalah proses peradilan. Dalam praktiknya, klaim yang paling umum dianggap sebagai pernyataan yang menuntut pemberian kompensasi atas pelanggaran hak tertentu. Proses tersebut diakhiri dengan proses penegakan.
Setelah berlakunya keputusan atas kasus tersebut, dokumen eksekutif dikeluarkan oleh pemohon. Batas waktu pemenuhan persyaratan bagi mereka ditentukan oleh pegawai FSSP (juru sita).
Dalam Bagian 1 30 Pasal FZ No. 229, disebutkan bahwa dasar untuk memulai proses adalah dokumen eksekutif dan pernyataan penggugat. Makalah ini disajikan di tempat penerapan tindakan pemaksaan yang diatur oleh hukum, ditentukan sesuai dengan ketentuan Art. 33 dari tindakan normatif tersebut.
Batas waktu penyerahan dokumen untuk dieksekusi adalah 3 hari sejak tanggal penyerahan ke bagian FSSP. IL (perintah eksekutif) yang berisi permintaan untuk pengembalian seorang anak yang dipindahkan atau ditahan secara ilegal di Federasi Rusia, untuk penggunaan hak akses sehubungan dengannya sesuai dengan perjanjian internasional, serta permintaan untuk pencariannya, disampaikan kepada juru sita paling lambat pada hari berikutnya setelah memasuki FSSP.
Inisiasi proses atau penolakan untuk melakukannyadikeluarkan dengan surat keputusan. Ini dikeluarkan dalam waktu 3 hari sejak tanggal penerimaan bahan oleh juru sita.
Jika IL harus segera dieksekusi, setelah diterima di unit FSSP, dialihkan ke pegawai yang kewenangannya meluas ke tempat eksekusi. Jika tidak ada, juru sita lain menerima materi. Dalam hal ini, keputusan untuk membuka produksi atau menolaknya harus dilakukan selambat-lambatnya satu hari setelah memasuki Layanan.
Jika surat eksekusi masuk ke FSSP untuk pertama kalinya, juru sita menentukan jangka waktu eksekusi sukarela dari surat eksekusi. Periode yang relevan ditunjukkan dalam resolusi tentang inisiasi proses. Pada saat yang sama, juru sita wajib memperingatkan debitur tentang kemungkinan menerapkan tindakan paksa setelah berakhirnya jangka waktu yang ditentukan untuk eksekusi sukarela. Debitur juga diberitahu bahwa ia akan dikenakan biaya untuk melakukan tindakan yang diatur dalam Pasal 112 dan 116 Undang-Undang Federal No. 229, serta biaya kinerja.
Istilah untuk eksekusi sukarela dari dokumen eksekutif, sesuai dengan Bagian 12 Seni. 30 sama dengan lima hari. Perhitungan dimulai dari tanggal diterimanya resolusi oleh debitur. Dalam hal penghindaran dari pemenuhan persyaratan, orang yang diwajibkan diberitahu tentang dimulainya proses penegakan. Undang-undang mengatur, misalnya, tindakan-tindakan seperti penyitaan properti dengan penjualan berikutnya.
