Apa itu "pertemuan"? Kata itu sendiri berasal dari "dewan" Proto-Slavia, "veche". Pada zaman kuno itu, orang-orang terpilih, biasanya perwakilan masyarakat yang paling bijaksana dan paling berpengalaman, menyelenggarakan pertemuan tersebut. Tujuannya adalah untuk membahas topik atau masalah tertentu dan membuat keputusan yang dianggap dapat memecahkan masalah yang muncul atau mengatur ketertiban umum.
Kamus Penjelasan V. D. Dmitriev mengungkapkan arti dari kata bernama sebagai berikut:
pertemuan
pertemuan n., s., digunakan komp. sering
Morfologi: (tidak) apa? pertemuan, mengapa? pertemuan, (lihat) apa? pertemuan, apa? pertemuan tentang apa? tentang pertemuan; apa? pertemuan, (tidak) apa? pertemuan, mengapa? pertemuan, (lihat) apa? pertemuan, apa? pertemuan tentang apa? tentang rapat
1. Pertemuan adalah pertemuan beberapa orang untuk membahas masalah bisnis praktis bersama.
Pertemuan singkat dan penting. pagi,pertemuan mendesak. Rapat kepala departemen dijadwalkan pada pukul 10:00. Pertemuan perwakilan kalangan bisnis diadakan di Moskow.
2. Pertemuan tingkat tinggi di media disebut pertemuan resmi para kepala negara.
3. Dalam praktik peradilan, pertemuan disebut percakapan tertutup juri atau hakim, di mana bentuk hukuman bagi terdakwa.
Di akhir debat, pengadilan mengundurkan diri untuk berunding.
Rapat - buang-buang waktu, atau alat yang efektif untuk bekerja dengan staf? Siapa yang memutuskan siapa, kapan dan untuk tujuan apa akan ambil bagian dalam pertemuan itu? Mari kita coba menjawab pertanyaan ini dan pertanyaan lainnya.
Tujuan acara
Rapat memiliki beberapa tujuan:
- Selama itu terjadi pertukaran dan transfer informasi. Pembicara menceritakan kisah mereka sendiri, menginformasikan dan mendidik peserta lainnya.
- Selama laporan dan debat, semua situasi atau proses dievaluasi oleh mereka yang hadir dalam rapat. Kriteria evaluasi sedang disesuaikan.
- Bagi seorang pemimpin, rapat dapat menggantikan semua prosedur evaluasi, karena perilaku bawahan dan reaksinya dapat digunakan untuk menilai kompetensi dan keterlibatannya.
- Penyesuaian tindakan yang kompeten dan adopsi keputusan dan tindakan yang efektif.
Bos memutuskan
Siapa yang akan mengikuti rapat, frekuensi dan durasi rapat, serta apa tujuannya, yang diputuskan oleh ketua.
Tergantung pertanyaan atau masalah yang menyebabkan kebutuhanmengadakan pertemuan. Misalnya, direktur membutuhkan keputusan kolegial - adopsi anggaran. Dia mengirim email ke semua karyawan yang harus berpartisipasi dalam pertemuan dengan konten perkiraan:
- perwakilan (milis) akan menghadiri pertemuan serta staf kunci dari organisasi mitra lain;
- topik - alokasi anggaran untuk periode tersebut;
- tempat - ruang pertemuan besar;
- tanggal dan waktu - 10-11/2018, Sabtu, mulai 13:00, berakhir 13:50;
- daftar mata acara, tanggung jawab pidato, batas waktu untuk setiap masalah dalam lampiran.
Jenis dan jenis rapat
Rapat adalah alat manajemen yang ampuh. Diantaranya dibedakan:
- formal dan informal;
- operasional, final, bermasalah;
- industri, peradilan dan sebagainya;
- berdasarkan level: lantai toko, kepemimpinan, kepala negara dan sejenisnya;
- rapat tertutup dan terbuka;
- pendidikan, informasi, penjelasan;
- menurut metode komunikasi: partisipasi langsung dalam rapat, pemilih, konferensi video, dan sebagainya.
Efektifitas rapat tergantung pada penyelenggaraan rapat. Ini harus mempertimbangkan struktur perusahaan, kekhususan interaksi karyawan, metode komunikasi, pekerjaan masing-masing peserta, kebutuhan untuk menyelesaikan masalah dan relevansinya.
Operasional, final dan bermasalah
Kerja tim yang sukses berarti konstaninteraksi semua tautan dengan menerima umpan balik. Untuk melakukan ini, sebagai suatu peraturan, rapat operasional diadakan pada awal hari kerja. "Pemerkosa", "lima menit", "pertemuan glider", "letuchki" - begitulah mereka disebut di antara mereka sendiri.
Lokakarya akan diikuti oleh karyawan yang ditunjuk oleh atasan langsung. Daftar masalah yang dibahas adalah standar: hasil hari kemarin, penetapan tujuan hari ini, dan seterusnya. Pertemuan semacam itu berlangsung singkat. Mereka diadakan secara teratur, yang diberitahukan sebelumnya kepada semua peserta.
Pertemuan penutup diadakan untuk membahas sejumlah besar pekerjaan. Bisa jadi:
- periode waktu: musim, kuartal, pemerintahan, dan seterusnya;
- penyelesaian rencana, proyek, tugas.
Persiapan yang cermat sedang dilakukan untuk pertemuan semacam itu. Untuk mengambil bagian dalam pertemuan tentang masalah akhir diundang terlebih dahulu. Peserta ditunjuk oleh ketua. Dia juga menentukan daftar bahan yang diperlukan untuk implementasi yang sukses. Waktu diatur baik untuk setiap pertunjukan, dan secara umum. Pertemuan itu direkam. Semua peserta harus dibiasakan dengan isi protokol.
Pertemuan masalah diselenggarakan sesuai kebutuhan, Sebagai aturan, ini adalah keadaan force majeure, situasi yang tidak direncanakan. Orang yang bertanggung jawab untuk memecahkan masalah mengundang Anda untuk berpartisipasi dalam pertemuan tentang masalah yang muncul. Peserta ditunjuk oleh ketua. Waktunya belum ditetapkan. Sebagai hasil dari pertemuan tersebut, solusi untuk masalah dibuat, analisis penyebab terjadinya,daftar tindakan pencegahan sedang dibuat. Pencatatan diperlukan.
Undangan
"Silakan ambil bagian dalam pertemuan tentang masalah …" - beginilah teks surat undangan biasanya dibaca. Selanjutnya, Anda harus menentukan topik utama, tanggal, tempat, waktu mulai dan berakhirnya rapat. Kemudian buatlah daftar masalah yang akan diangkat selama pertemuan. Dan tandai orang yang bertanggung jawab untuk setiap item. Tidaklah berlebihan untuk menunjukkan batas waktu untuk berbicara pada setiap pertanyaan. Pertanyaan disusun dalam urutan kepentingan solusi.
Kemungkinan Kesalahan Rapat
Setiap orang yang mengambil bagian dalam rapat bertanggung jawab atas keberhasilan dan efisiensinya. Kami mencantumkan kesalahan tipikal partisipasi, organisasi, dan perilaku:
- ketidakhadiran, ketidakcukupan, ketidaktepatan dalam perumusan tujuan rapat;
- persiapan tidak cukup;
- tidak adanya atau mengabaikan peraturan;
- formalisasi, tidak perlu rapat;
- Pemberitahuan sebelum waktunya, waktu persiapan tidak cukup.
Mengurangi efisiensi rapat dan keterlambatan umum.
Metode implementasi
Setiap jemaat memiliki:
- Materi adalah tujuan, isu dan masalah yang dibahas.
- Sasarannya adalah orang-orang yang akan menghadiri pertemuan tersebut.
Pilihan metode pelaksanaan tergantung pada subjek dan objeknya. Kami daftar yang utama:
- laporan;
- pertukaraninformasi atau opini;
- brainstorming;
- diskusi.
