Komunikasi sangat penting untuk keberhasilan organisasi mana pun. Ini adalah semacam "sistem peredaran darah" dari perusahaan mana pun. Eksekutif sukses, manajer puncak dan profesional yang kompeten telah mencapai kesuksesan sebagian besar karena keterampilan komunikasi. Bagaimana memperkuat dan sekaligus mengembangkan komunikasi interpersonal, kelompok dan organisasi akan dijelaskan secara rinci dalam artikel kami.
Proses komunikasi - apa itu?
Komunikasi adalah prosedur untuk bertukar informasi, atas dasar mana manajer memperoleh informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan yang efektif, dan juga membawa keputusan yang dibuat kepada karyawan perusahaan. Dalam kasus kinerja komunikasi yang buruk, keputusan mungkin salah. Orang tidak akan mengerti dengan baik apa yang diminta pihak berwenang dari mereka, dan ini penuh dengan gangguan dalam hubungan antarpribadi. Efektivitas proses komunikasi sering ditentukan olehkualitas keputusan dan bagaimana keputusan tersebut akan diimplementasikan di masa depan.
Informasi memainkan peran khusus dalam pelaksanaan komunikasi interpersonal dan organisasi. Ini adalah hasil dari komunikasi, manifestasi eksternal dari prosedur komunikatif. Informasi menempati tempat khusus dalam perilaku verbal seseorang. Ia berpindah dari satu subjek ke subjek lainnya. Pada saat yang sama, individu, kelompok, atau seluruh organisasi dapat bertindak sebagai subjek di sini.
Komunikasi dapat dilakukan dengan menyampaikan ide, pendapat, keterampilan, fakta, persepsi atau sensasi. Itu membutuhkan mendapatkan respons yang diinginkan sebagai respons. Pada saat yang sama, harus diperhitungkan bahwa sistem komunikasi dan informasi organisasi adalah fenomena yang berbeda, meskipun mereka saling berhubungan. Jadi, komunikasi bukan hanya apa yang ditransmisikan, tetapi juga bagaimana "sesuatu" ini ditransmisikan. Informasi hanyalah bagian integral dari proses komunikasi.
Sistem Komunikasi Organisasi
Komunikasi adalah proses di mana dua orang atau lebih bertukar informasi tertentu. Tujuan utama dari komunikasi organisasi adalah untuk mencapai pemahaman tentang informasi yang akan dipertukarkan. Bagaimanapun, fakta pertukaran tidak menjamin keberhasilan prosedur yang diterapkan.
Sistem komunikasi organisasi terdiri dari beberapa mata pelajaran:
- pengirim - orang yang menghasilkan ide atau memilih informasi untuk dikirim;
- channel - sarana transmisi satu set informasi;
- penerima - orang yang menerima informasi dan menafsirkannya;
- pesan - informasi langsung yang dikodekan dalam serangkaian karakter tertentu.
Pengirim dan penerima adalah dua entitas utama. Selama proses komunikasi, mereka melalui beberapa tahapan yang saling terkait. Tugas mereka adalah menyusun pesan dan menggunakan saluran untuk mengirimkannya sedemikian rupa sehingga kedua belah pihak menafsirkan ide asli dengan cara yang sama. Ini adalah tugas yang agak sulit, karena setiap langkah selanjutnya dapat merusak makna gagasan.
Empat tahap komunikasi interpersonal dan organisasi terlihat seperti ini:
- menghasilkan ide;
- coding dan pemilihan saluran transmisi informasi yang diinginkan;
- transmisi informasi;
- decoding.
Sedikit lagi tentang setiap langkah.
Elemen komunikasi
Seringkali, prosedur komunikasi hanya membutuhkan beberapa detik, dan oleh karena itu, cukup sulit untuk memilih tahapan tertentu di dalamnya. Namun demikian, sosiolog mengidentifikasi dan menganalisis empat tahap utama proses komunikasi.
Tahap pertama disebut pembangkitan ide. Komunikasi organisasi adalah suatu prosedur yang diawali dengan perumusan informasi tertentu. Pengirim memecahkan masalah dengan menyampaikan pesan. Seringkali upaya seperti itu sudah gagal pada tahap pertama, karena pengirim tidak menghabiskan cukup waktu untuk memikirkan ide tersebut.
Banyak ahli menekankan pentingnya, bahkan yang dominannilai tahap pertama. "Jangan mulai berbicara sebelum Anda mulai berpikir," Jefferson Davis, seorang pahlawan Perang Saudara Amerika, pernah berkata. Anda harus selalu memikirkan ide yang ingin Anda sampaikan kepada penerimanya. Anda harus yakin akan relevansi dan kecukupan ide ini, serta situasi dan tujuan spesifiknya.
Langkah kedua disebut encoding dan pemilihan saluran. Budaya organisasi komunikasi memerlukan perumusan kembali gagasan yang ingin disampaikan pengirim ke dalam simbol-simbol tertentu. Bisa berupa kata-kata, gerak tubuh, intonasi, atau yang lainnya. Ini adalah pengkodean yang mengubah ide menjadi pesan yang lengkap.
Untuk menyampaikan ide dengan baik, pengirim harus memilih saluran yang kompatibel dengan jenis karakter yang digunakan untuk penyandian. Yang paling terkenal adalah pidato, tulisan, dan berbagai jenis media elektronik: rekaman video, email, komputer, dll. Transmisi materi tidak mungkin dilakukan jika saluran tidak sesuai dengan bentuk fisik karakter yang dipilih. Perlu juga dicatat bahwa efektivitas proses komunikasi dapat berkurang jika saluran tidak sesuai dengan ide yang dikembangkan pada tahap pertama.
Tahap ketiga dalam prosedur komunikasi antarpribadi, kelompok atau organisasi adalah transmisi informasi secara langsung. Pengirim menggunakan saluran untuk menyampaikan pesan - ide yang disandikan ditransmisikan secara fisik.
Akhirnya, langkah terakhir disebut decoding. Penerima menerjemahkan karakter yang diterima yang disusun oleh pengirim menjadipikiran sendiri. Penyelesaian komunikasi dihubungkan dengan perumusan ide oleh dua subjek proses.
Jenis komunikasi
Komunikasi organisasi adalah proses yang luas dan sangat banyak yang mengandung banyak elemen berbeda. Menurut klasifikasi yang paling umum, prosedur komunikatif dibagi menjadi internal dan eksternal. Proses eksternal adalah interaksi antara organisasi dengan lingkungan eksternal. Selain itu, faktor eksternal sangat mempengaruhi kegiatan organisasi.
Bisnis menggunakan berbagai cara untuk berkomunikasi dengan komponen lingkungan eksternal mereka. Konsumen potensial yang ada menerima informasi yang diperlukan melalui iklan atau cara lain untuk mempromosikan barang. Yang terpenting di sini adalah citra tertentu yang membentuk citra organisasi.
Jenis komunikasi kedua disebut internal. Ini adalah hubungan intra-organisasi antara tingkat dan departemen yang berbeda. Mereka bisa formal atau informal.
Tautan komunikasi formal adalah fenomena yang ditentukan oleh struktur organisasi perusahaan, hubungan antara tingkat manajemen dan unit fungsional. Komunikasi informal disebut "saluran rumor". Rumor tidak selalu dianggap sebagai informasi yang tidak akurat. Studi menunjukkan bahwa lebih dari 80% rumor organisasi memiliki basis peristiwa yang sangat nyata dan beralasan.
Komunikasi organisasi adalah sistem saluran informal terluas. Ini mungkin termasuk jenis informasi berikut:
- perubahan struktur organisasi;
- promosi dan transfer mendatang;
- detail perselisihan organisasi;
- pemotongan produksi mendatang;
- pertemuan informal, dll.
Menurut klasifikasi lain, struktur komunikasi organisasi dibentuk oleh tingkatan. Jadi, proses transfer informasi dapat diimplementasikan secara vertikal - yaitu, dapat turun dan naik. Kelompok proses informasi yang menurun adalah transfer informasi dari tingkat yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah - misalnya, ketika seorang karyawan ditanya tentang tugas, prioritas, hasil yang diinginkan, dll. Komunikasi ke atas dilakukan dalam bentuk proposal, laporan, catatan penjelasan, dll.
Anda juga harus menyoroti proses komunikasi antar departemen, antara kelompok kerja dan pihak berwenang, perwakilan dan manajemen serikat pekerja, dll.
Jenis hambatan komunikasi
Efektifitas budaya komunikasi organisasi dapat sangat berkurang karena apa yang disebut hambatan - hambatan antarpribadi. Pada tingkat sistem, mereka dibagi menjadi beberapa jenis.
Hambatan pertama mungkin karena kondisi persepsi. Tugas seorang manajer atau perwakilan lain dari struktur pemerintahan adalah memahami esensi persepsi, untuk menentukan "kenyataan bagi individu". Diketahui bahwa orang bereaksi tidak terhadap fenomena nyata di lingkungan mereka, tetapi untukcara untuk memahami fenomena ini. Dengan memahami faktor-faktor yang mempengaruhi persepsi, banyak hambatan dapat diatasi.
Contoh paling umum dari hambatan persepsi adalah konflik antara bidang aktivitas penerima dan pengirim. Informasi yang sama dapat ditafsirkan dengan cara yang berbeda tergantung pada pengalaman mereka. Orang dapat menerima informasi secara selektif, dengan mempertimbangkan minat, pandangan, kebutuhan, dan keadaan emosional mereka.
Hambatan komunikasi organisasi berikutnya disebut semantik. Semantik adalah ilmu menggunakan kata-kata dan memberi mereka makna. Seringkali kata-kata tertentu menyebabkan kesalahpahaman, karena mereka dapat mengubah maknanya tergantung pada konteksnya.
Hambatan non-verbal adalah kelompok ketiga hambatan komunikasi. Kita berbicara tentang karakter apa pun kecuali kata-kata. Ini adalah senyum, wajah tegang, alis berkerut, kontak mata dan banyak lagi. Yang sangat penting di sini adalah intonasi - bagaimana tepatnya kata-kata diucapkan. Satu frasa yang sama dapat diberikan karakter yang berbeda, konotasi emosional yang tidak setara.
Umpan balik yang tidak efektif adalah faktor masalah keempat dalam komunikasi organisasi. Semua orang tahu nilai setidaknya beberapa reaksi terhadap pesan yang dikirim. Jika tidak, salah satu pihak akan menganggap komunikasi gagal.
Pemecahan masalah dalam sistem komunikasi organisasi
Saat ini, beberapa strategi telah dikembangkan untuksecara efektif mengatasi hambatan komunikasi dan meningkatkan efisiensi komunikasi di tingkat karyawan organisasi.
Pertama, manajemen perusahaan harus memperhatikan pengembangan keterampilan komunikasi karyawan mereka. Metode interaksi yang paling populer antara subjek adalah mendengarkan secara aktif. Arti dari teknik ini terletak pada kemampuan pendengar untuk membantu pembicara mengatakan dengan tepat apa yang ingin dia sampaikan pada awalnya. Ada beberapa prinsip mendengarkan secara aktif:
- ajukan pertanyaan, tetapi jangan menyela pembicara;
- lepaskan lawan bicara Anda, bentuklah suasana yang bersahabat dan hangat;
- sabar dan hindari konflik selama fase pembelajaran;
- menunjukkan simpati dan minat lawan bicara;
- mencoba menetralisir gangguan, menghindari gangguan dari luar.
Kedua, bos perlu mengklarifikasi keinginan dan ide mereka sendiri sebelum menyampaikannya. Perlu secara teratur memikirkan dan menganalisis isu dan masalah yang perlu dijadikan objek transmisi.
Komunikasi organisasi yang efisien dapat dicapai melalui penggunaan teknik seperti memberikan umpan balik, "melihat dari luar", kerentanan terhadap potensi masalah, dll.
komunikasi antarpribadi
Bentuk komunikasi organisasi apa pun akan dianggap berhasil hanya jika elemen utamanya ternyata terbentuk secara kualitatif -fenomena komunikasi antarpribadi. Bagaimana merancang komunikasi antara dua atau lebih subjek dengan benar? Untuk memulai, ada beberapa prinsip yang perlu diingat:
- ireversibilitas penghancuran apa yang dikatakan atau dikirim;
- umpan balik sebagai syarat mutlak dari proses komunikasi;
- irreversibilitas dan keniscayaan komunikasi interpersonal dalam masyarakat.
Ada tiga bentuk utama komunikasi. Ini adalah dialog, monolog dan polilog yang terkenal. Bentuk terakhir inilah yang memainkan peran khusus dalam membangun bentuk komunikasi organisasi.
Cara mengoptimalkan proses komunikasi
Berikan perhatian khusus pada umpan balik. Ini adalah elemen penting dari komunikasi organisasi. Peran komponen ini tidak bisa dianggap remeh. Respon inilah yang membuat proses komunikasi menjadi paling kualitatif dan efektif.
Ingatlah bahwa umpan balik harus tepat waktu dan terstruktur dengan jelas. Itu harus berisi pesan asli yang diparafrasekan dan sejumlah pertanyaan klarifikasi. Tidak diinginkan untuk mengevaluasi pesan asli - baik negatif maupun positif.
Cara yang paling umum dan dapat diandalkan untuk mendapatkan umpan balik adalah dengan mengajukan pertanyaan. Paling sering, mereka diperlukan untuk membandingkan pesan yang masuk dengan apa yang awalnya ingin didengar oleh penerima. Hal yang sama berlaku untuk pengirim: ia dapat mengajukan pertanyaan tambahan kepada penerima untuk membandingkan materi yang dikirim dengan apa yang seharusnya dirumuskan.
Untukmanajemen komunikasi organisasi yang efektif, perlu dicoba untuk mengembangkan keterampilan komunikasi teknis karyawan - yaitu menulis memo, menggunakan faks, email, dll.
Sistem manajemen dan budaya komunikasi harus ditetapkan dengan jelas. Organisasi modern dapat menggunakan "jalur panas" dari jenis perusahaan - ketika karyawan dapat menggunakan pertukaran informasi kapan saja, mengajukan pertanyaan klarifikasi, mengungkapkan pemikiran dan penilaian nilai mereka, mengatur piknik bersama, tamasya, dll. Semua ini adalah contoh informal dari komunikasi organisasi.
Jadi, ada beberapa cara untuk meningkatkan efektivitas komunikasi organisasi. Pada saat yang sama, satu pertanyaan tetap relevan: mengapa pertukaran data dan prosedur komunikasi diperlukan? Apa makna yang mereka miliki dan makna apa yang mereka bawa? Mari kita coba mencari tahu lebih lanjut.
Pentingnya komunikasi dalam proses organisasi
Periode modern dalam perkembangan proses komunikasi memungkinkan kita untuk mengevaluasi fenomena ini sebagai produk yang ditentukan oleh kebutuhan produksi sosial. Faktor tradisional seperti tenaga kerja, tanah dan modal hanya akan berjalan jika pertukaran data dan prosedur komunikasi digunakan secara efektif.
Komunikasi dipahami sebagai sistem transfer dan respons informasi. Ini adalah pertukaran pengetahuan, kekayaan intelektual, berbagai jenis informasi, dll. Prosedur untuk mengkhususkan kegiatan komunikasi manajerial disorot dalamjenis layanan profesional khusus, yang tujuannya adalah pembentukan yang efektif dan pengembangan yang kompeten dari semua jenis modal organisasi. Tujuan ini hanya dapat dicapai melalui penggunaan teknologi, alat, metode, dan mekanisme khusus untuk mengirimkan informasi.
Sudah diketahui bahwa tanpa komunikasi tidak ada komunikasi, dan tanpa komunikasi tidak akan ada pertanyaan tentang keberadaan suatu kelompok. Dengan demikian, komunikasi merupakan kondisi yang menentukan bagi perkembangan kelompok dan kehidupannya.
Semua komunikasi dapat dibagi menjadi dua kelompok: formal dan informal. Kelompok pertama mencakup elemen-elemen dari tipe yang ditentukan, yaitu elemen-elemen yang terjadi dalam proses kontrol. Jenis komunikasi informal memiliki porsi yang lebih kecil. Mereka muncul secara spontan dan paling sering tidak dibahas. Pada saat yang sama, setiap karyawan menyadari fakta keberadaan mereka.
Seorang manajer atau pemimpin lainnya harus menguasai alat komunikasi dengan baik. Tanggung jawabnya termasuk penggunaan yang benar dari alat yang diterima dalam proses komunikasi, mengatasi hambatan dan hambatan.
Perilaku komunikasi organisasi adalah menyampaikan informasi kepada manajer dan keputusan kepada pelaku. Tanpa proses komunikasi, tidak mungkin untuk membangun sebuah organisasi, serta memastikan koordinasi aktivitas manusia.
Dengan demikian, prosedur transfer informasi membantu dalam segala hal: memungkinkan Anda untuk menyediakan koneksi antara organisasi tertentu dan lingkungan eksternal, untuk mengaturinteraksi semua fungsi manajemen dan konsistensi keputusan yang dibuat.
Jenis jaringan komunikasi
Ketika berbicara tentang sistem komunikasi organisasi, perlu untuk memilih konsep jaringan komunikasi. Dua unit organisasi yang dihubungkan oleh sebuah garis disebut saluran. Pada saat transfer informasi, saluran dapat menghubungkan dua atau lebih unit organisasi. Beginilah cara jaringan informasi terbentuk - kejadian yang cukup umum untuk organisasi mana pun.
Jaringan terbuka dan tertutup. Yang terbuka tidak memiliki hambatan arus informasi melalui saluran yang tersedia. Ini, misalnya, adalah "rantai" - koneksi linier untuk transfer informasi. "Rantai" efektif untuk operasi rutin yang berulang, tetapi kurang cocok untuk bekerja dalam kondisi yang terus berubah. Skema serupa adalah "Roda". Semua informasi cepat atau lambat akan sampai ke pegawai yang menempati posisi sentral.
Jaringan tertutup terbatas dalam cara penyebaran informasi. Mereka digunakan oleh organisasi yang menyimpan rahasia dagang.
