Di berbagai bidang aktivitas individu dan badan hukum, sistem klasifikasi dokumen yang disetujui di wilayah Federasi Rusia digunakan. Penyusunan, penyimpanan, peredaran dan penggunaan kertas dilakukan dengan disiplin seperti pekerjaan kantor. Pada artikel ini kita akan mempelajari semua aspeknya. Pertimbangkan konsep dan klasifikasi dokumen, fungsionalitasnya, dan aspek lain dari masalah tersebut.
Pekerjaan kantor: ketentuan umum
Pertama-tama, perlu dicatat bahwa dukungan dokumentasi adalah area kegiatan khusus, yang terdiri dari desain, pembentukan, penyimpanan, dan pemrosesan kertas. Hal ini pada bagaimana dokumen terlihat dan informasi di dalamnya, bagaimana organisasi bekerja dengan itu dilaksanakan, bahwa ketepatan waktu dan kebenaran membuat satu atau lain keputusan manajemen, yang dari beberapa derajat penting, sangat tergantung. Makalah memperhitungkan dan mencerminkan kegiatan perusahaan, perusahaan, perusahaan. Dalam hubungan inipencatatan berfungsi sebagai resep hukum. Dalam proses audit, pertama-tama, dokumen-dokumen yang mencatat kegiatan perusahaan harus direvisi.
Kerangka Legislatif
Sebelum menganalisis jenis dokumen dan klasifikasinya, disarankan untuk membiasakan diri dengan kerangka legislatif. Dengan demikian, Undang-Undang Federal, yang mengatur informasi dan perlindungannya, menetapkan kewajiban untuk mendokumentasikan informasi dan menetapkan sejumlah pengaturan dasar. Tindakan normatif yang disebut juga dimaksudkan untuk mengatur hubungan yang timbul dalam pengembangan dan penggunaan teknologi informasi selanjutnya. Perlu dicatat bahwa dokumentasi wajib ditetapkan oleh undang-undang lain. Secara khusus, KUH Perdata Federasi Rusia menentukan kerangka hukum untuk kegiatan dan prosedur yang sesuai untuk pekerjaan kantor. Kode Pajak Federasi Rusia menetapkan kertas pajak standar, yang juga merupakan salah satu klasifikasi dokumen. Melalui mereka, akuntansi disediakan untuk pekerjaan komersial individu dan organisasi, serta ketepatan waktu pemotongan pembayaran pajak dan biaya ke anggaran negara.
Selain itu, Undang-undang saat ini menetapkan contoh makalah. Dengan demikian, KUH Perdata Federasi Rusia menetapkan persyaratan untuk konten dan komposisi kontrak konstituen, perjanjian, piagam, dan sebagainya. Peraturan menetapkan bentuk-bentuk dokumen yang akan dikirim menggunakan berbagai metode yang digunakan saat ini.
Klasifikasi dokumen RF
Perlu dicatat bahwa sistem administrasi pekerjaan kantor Federasi Rusia mencakup klasifikasi yang bersifat multi-level. Dianjurkan untuk mempertimbangkannya secara lebih rinci. Klasifikasi utama dokumen mengasumsikan adanya komponen berikut:
- Dokumen organisasi dan administrasi. Dianjurkan untuk menyertakan di sini keputusan, protokol, instruksi, piagam, perintah, ketentuan.
- Kertas referensi dan informasi termasuk dalam klasifikasi dokumen yang bersifat umum. Kita berbicara tentang sertifikat, memorandum, akta, telegram, surat, dan sebagainya.
- Menurut personel. Penting untuk dicatat bahwa klasifikasi dokumen ini mencakup pernyataan, buku kerja, karakteristik, kontrak, pesanan, dll.
Adalah kebiasaan untuk memilih bentuk dokumen seperti individu, template dan standar. Sampel yang disajikan menyusun klasifikasi dokumen berdasarkan tujuan.
Jenis dokumen lain
Perlu diketahui bahwa dokumen bisa sederhana atau kompleks isinya. Klasifikasi dokumen akuntansi di tempat penerimaan menyiratkan adanya dokumen eksternal dan internal. Dilihat dari asalnya, mereka membedakan antara dokumen pribadi dan resmi. Menurut umur simpan, merupakan kebiasaan untuk mengklasifikasikan sekuritas menjadi yang permanen, serta lebih atau kurang dari 10 tahun. Sesuai dengan tanda publisitas, klasifikasi khusus dokumen peraturan telah diadopsi, yang menyiratkan adanya dokumen rahasia dan non-rahasia. Perlu ditambahkan bahwa kelompok pertama termasuk rahasia dan lengkapdokumen rahasia. Menurut metode perekaman, merupakan kebiasaan untuk membedakan antara bahan suara, tulisan tangan, elektronik, grafik, fotografi dan film, dan sebagainya. Pengelompokan terakhir disebut juga dengan klasifikasi dokumen berdasarkan fitur.
Dokumen mendesak dan tidak mendesak
Securities dapat diklasifikasikan menjadi mendesak dan tidak mendesak. Menurut tahapannya, sudah lazim untuk membedakan draf, ekstrak, asli (dengan kata lain, asli), serta salinan. Dokumen yang bersifat kenegaraan termasuk dalam kategori tersendiri. Sesuai dengan undang-undang saat ini, struktur yang berwenang mengeluarkan instruksi, perintah, instruksi, perintah, resolusi, keputusan dan keputusan.
Dokumentasi utama
Disarankan untuk mempertimbangkan kategori dokumen primer yang cukup banyak secara terpisah. Ini termasuk makalah dengan latar belakang informasi yang diperoleh dalam proses penelitian, pengembangan, observasi dan kegiatan sosial lainnya. Perlu dicatat bahwa dokumentasi utama di departemen akuntansi dibentuk selama pelaksanaan operasi yang penting secara ekonomi. Bertindak sebagai bukti atau bukti dari fakta-fakta tertentu yang telah terwujud. Kelompok kertas sumber meliputi, misalnya, sertifikat, akta, faktur, waran, dan sebagainya. Untuk sebagian besar dari mereka, formulir terpadu khusus disetujui. Misalnya, hingga saat ini, bentuk dokumen khusus telah dibuat untuk akuntansi untuk operasi perdagangan, aset tetap, penyelesaian tunai dan tenaga kerja.
Detail dokumen
Jika tidak ada formulir terpadu untuk kertas tertentu, formulir internal dibentuk di perusahaan. Namun demikian, bagaimanapun juga, detail tertentu harus ada di sana:
- Nama dokumen.
- Tanggal kompilasi.
- Nama organisasi.
- Inti dari operasi kepentingan ekonomi.
- Perangkat pengukur.
- Daftar karyawan yang bertanggung jawab.
- Tanda tangan pribadi karyawan yang berwenang.
Pekerjaan internal kantor
Sesuai dengan instruksi manajemen struktur dan atas inisiatif kepala departemen independen, pengembangan berbagai ketentuan relevan. Pengelompokan makalah ini mencakup tindakan standar dan individu. Perlu dicatat bahwa konten yang terakhir terutama berkaitan dengan unit manajemen, departemen, bengkel yang merupakan bagian dari struktur organisasi perusahaan. Dokumentasi tipikal, sebagai suatu peraturan, menyangkut bengkel produksi utama.
Perlu diketahui bahwa rancangan peraturan dibuat oleh kontraktor, setelah itu disepakati dengan bagian hukum perusahaan. Jika keberatan atau komentar muncul, mereka dinyatakan pada kertas terpisah atau pada salinan kedua dari yang sekarang. Tindakan utama yang bersifat administratif di perusahaan adalah perintah direktur. Dengan bantuan dokumen ini dapat disusun tata cara kegiatan struktur, keputusan dan petunjuk, berbagai macam peristiwa, hasil pekerjaan atau hasil pemeriksaan.
Laporan, penjelasan, dan catatan layanan
Memorandum adalah dokumen yang menyatakan fakta atau masalah tertentu, kesimpulan atau proposal. Perlu diketahui bahwa itu dapat dikirim ke manajemen organisasi atau struktur yang lebih tinggi. Memo harus dipahami sebagai salah satu jenis surat, salah satu bentuk dari jenis surat menyurat internal dalam suatu perusahaan. Sebagai aturan, itu dikirim dari divisi struktural ke semua penerima perusahaan. Pengecualian di sini adalah bimbingan langsung. Harus diingat bahwa memo juga dapat dikirim oleh pejabat perusahaan tertentu. Dokumen bernama dapat didefinisikan sebagai informatif, proaktif atau pelaporan.
Catatan penjelasan harus dianggap sebagai makalah yang berfungsi sebagai penjelasan tentang isi ketentuan tertentu dari tindakan utama (program, laporan, rencana). Selain itu, ia dapat menjelaskan alasan tidak dipenuhinya instruksi dari pimpinan atau pelanggaran disiplin.
Petunjuk
Instruksi saat ini diklasifikasikan menjadi dua kelompok. Dokumen yang termasuk dalam kategori pertama mengatur tata cara pelaksanaan suatu proses tertentu di suatu perusahaan, di mana pejabat, divisi, dan sebagainya ikut ambil bagian. Perlu dicatat bahwa deskripsi pekerjaan (kelompok kedua) yang menentukan hak, tugas, tanggung jawab, dan fungsi karyawan tertentu. Makalah ini dapat berfungsi sebagai penjelasan tentang prosedur yang dengannya instruksi perintah dan undang-undang (keputusan, perintah, dll.) harus dijalankan. Perlu ditambahkan bahwa deskripsi pekerjaanmungkin durasinya tetap atau permanen. Namun, sekuritas abadi ditinjau dan ditinjau setiap 3-5 tahun.
Kesimpulan
Jadi, kami telah mempertimbangkan konsep, klasifikasi utama sekuritas, dan aspek lain dari topik tersebut. Sebagai kesimpulan, perlu dicatat bahwa hari ini pekerjaan kantor di wilayah Federasi Rusia adalah kategori yang cukup berkembang. Pada tahap kehidupan manusia sekarang, kegiatan ini mencakup memastikan pembentukan dokumen yang diperlukan secara kompeten dan tepat waktu, serta mengatur pekerjaan dengan tindakan (yaitu, menerima, mentransmisikan, memproses, menyiapkan, mengendalikan, menyimpan, mendaftarkan, mensistematisasikan, mempersiapkan pengarsipan dan penghancuran). Regulasi teknologi perkantoran dilaksanakan sesuai dengan beberapa bidang. Disarankan untuk memasukkan standardisasi, peraturan perundang-undangan, serta pembentukan tindakan hukum dan peraturan dan metodologis yang penting secara nasional.
Dengan satu atau lain cara, organisasi dan penyimpanan catatan selanjutnya memerlukan keahlian khusus dan pengetahuan profesional. Jadi, untuk pelaksanaan pekerjaan ini di perusahaan, departemen atau layanan yang sesuai dibuat. Perlu dicatat bahwa di perusahaan kecil, sekretaris terlibat dalam pekerjaan kantor, dan karyawan yang diberi wewenang oleh kepala bertanggung jawab atas keadaan dokumen perusahaan. Bagaimanapun, setiap pengelompokan dokumen harus memiliki tempatnya. Biasanya disimpan di lemari khusus tahan api. DanTerakhir, karyawan dapat dikenakan tindakan disipliner karena pencatatan yang tidak benar. Ini harus diingat ketika menerapkan pengetahuan dalam praktik.
