Artikel ini memberikan penjelasan untuk konsep-konsep seperti dokumentasi masuk dan keluar, alur dokumen dan strukturnya, alur dokumen, mode dan siklusnya, dokumentasi internal dan eksternal. Cara menyoroti informasi yang diperlukan dan penyimpanannya dalam kasus saat ini dan arsip selama pekerjaan kantor diberikan.
Jenis aliran dokumen
Di era informasi ini, tidak mungkin membayangkan pengoperasian struktur produksi, konsumsi, regulasi, atau distribusi apa pun tanpa dokumentasi. Bekerja dengan dokumentasi di kertas informasi dan boom elektronik saat ini menjadi semakin kompleks. Pembawa informasi berubah, orang yang memprosesnya berubah, bidang hukum untuk menggunakan informasi berubah. Konsep dan struktur alur dokumen juga dapat berubah.
Dokumen sebagai unit aliran dokumen
Dokumen adalah informasi yang direkam dalam bentuk objek material apa pun. Sebuah dokumen bisa berupa foto, video, rekaman audio, belum lagimedia kertas dan file. Tetapi sebuah dokumen menjadi dokumen hanya jika memiliki sejumlah persyaratan yang diperlukan. Persyaratan ini disebut detail dan merupakan fitur wajib yang ditetapkan oleh undang-undang atau peraturan untuk jenis dokumen tertentu. Untuk pendaftaran dokumen organisasi dan administrasi, misalnya, ada GOST R 7.0.97-2016. Salah satu detail terpenting adalah tanggal dokumen (kadang-kadang bahkan waktunya).
Apa itu aliran dokumen
Aliran dokumen adalah pergerakan dokumen antara titik pembuatan informasi, titik pemrosesan informasi, titik penyimpanan informasi, dan pengguna langsung informasi. Alur dokumen sangat berbeda dalam jenis dokumen dan isinya, mode dan siklus, metode pergerakan, dll.
Aliran dokumen dalam suatu organisasi (berarti perusahaan juga) dibagi berdasarkan arah menjadi masuk dan keluar. Setiap jenis aliran harus dipisahkan satu sama lain untuk menghindari kesalahan dan kebingungan dalam bekerja dengan dokumen.
Aliran dokumen masuk terdiri dari dokumen yang datang ke organisasi melalui surat, email, dibawa dengan sengaja (oleh kurir). Dokumen di pintu masuk harus disortir, tidak perlu - dibuang ke tempat sampah. Dokumen yang diperlukan atau mungkin diperlukan harus dicatat dalam jurnal (kertas atau elektronik) yang menunjukkan tanggal penerimaan, nama dokumen dan perinciannya (tanggal dokumen, nama pengirim, dll.), unit organisasi tempat dokumen terkirim.
Alur dokumen keluar terdiri dari dokumen yang dibuat dandikeluarkan atau diproses oleh organisasi. Semua dokumen keluar harus diberi nomor seri, mereka diperiksa untuk keberadaan perincian yang diperlukan dan kebenarannya, mereka harus dicatat dalam jurnal yang menunjukkan tanggal (sebagai aturan, ini adalah tanggal dokumen ditandatangani), nomor keluar dan kode departemen yang menyiapkan dokumen.
Jika aliran dokumen tidak dapat segera diproses (peningkatannya tajam), maka perlu menambah jumlah karyawan yang memproses dokumen untuk menghindari kesalahan dan penundaan, yang seringkali sangat merugikan organisasi.
Jenis aliran dokumen bisa sangat berbeda, semuanya tergantung pada jenis aktivitas organisasi dan metode kerjanya.
Untuk organisasi dan perusahaan besar, aliran dokumen yang terstruktur dengan baik sama pentingnya dengan aliran bahan atau produk. Untuk aliran dokumen yang besar, bahkan proses teknologi dokumenter dikembangkan dan diterapkan.
Konsep aliran dokumen eksternal dan internal
Selain informasi masuk dan keluar dalam suatu organisasi, internal, mis. informasi yang dibuat dan digunakan hanya di dalam organisasi itu sendiri. Informasi ini mungkin memiliki tingkat kerahasiaan tertentu dan tidak tersedia untuk umum bahkan di dalam departemen yang sama. Pertukaran surat antar departemen dari organisasi yang sama biasanya tidak diterima. Untuk komunikasi dokumenter, apa yang disebut catatan layanan (laporan, catatan penjelasan, sertifikat) yang ditandatangani oleh kepala departemen digunakan. Selain memo diorganisasi mengoperasikan pesanan, instruksi, sertifikat, dokumentasi teknis, dan dokumentasi lainnya.
Aliran dokumen internal untuk alasan ini harus diatur dengan jelas agar informasi rahasia tidak jatuh ke tempat umum, bahkan dalam bentuk kutipan atau bagian. Oleh karena itu, informasi orang dalam tidak dimaksudkan untuk melampaui organisasi, dan terkadang melampaui batas-batas satu unit. Dalam hal ini, informasi tersebut ditransfer dari departemen ke departemen hanya dengan izin kepala departemen dan harus dicatat selama transmisi (bahkan ke arsip organisasi) dalam jurnal khusus yang menunjukkan penerima dan mengkonfirmasi otoritasnya untuk menerima (izin untuk bekerja dengan dokumen).
Parameter aliran dokumen
Aliran dokumen adalah sistem yang kompleks yang dicirikan oleh parameter berikut:
- content (atau fungsi apa yang dijalankannya);
- struktur;
- modus dan siklus;
- arah;
- volume;
- lainnya.
Konten atau fungsionalitas
Parameter aliran dokumen ini adalah daftar dokumen yang digunakan oleh organisasi dan komposisi informasi yang terkandung dalam dokumen-dokumen ini. Nilai ini konstan untuk sejumlah kecil organisasi yang aktivitasnya sangat spesifik dan konstan sepanjang waktu (biasanya ini adalah pengadilan, arsip, register, dan organisasi non-produksi lainnya). Untuk sebagian besar organisasi, terutama yang produksi, aliran dokumen adalah nilai non-konstan yang berubah dalamtergantung pada berbagai perubahan: jenis kegiatan, mitra, teknologi, bahan, undang-undang, dan persyaratan lain untuk mengubah produksi dan perubahan sementara.
Struktur aliran dokumen
Konsep dan struktur alur kerja dapat dijelaskan oleh fitur-fitur yang dengannya klasifikasi dokumen dan pengindeksannya diberikan, seluruh sistem orientasi dibentuk dalam peralatan referensi dokumen organisasi. Biasanya, struktur seperti itu sesuai dengan jenis dan tujuan aliran dokumen.
Mode dan siklus
Parameter ini menentukan perubahan beban informasi yang masuk dari waktu ke waktu. Ini, misalnya, adalah peningkatan tajam dalam jumlah pekerjaan dengan arsip pribadi pelamar dari lembaga pendidikan selama kampanye penerimaan atau dengan dokumen siswa selama sesi dan kelulusan.
Perubahan tersebut terkait dengan ritme internal organisasi dan biasanya cukup dapat diprediksi dan direncanakan.
Perubahan arah aliran dokumen
Perubahan ini terkait dengan konten pekerjaan unit pemrosesan informasi. Ini adalah perbedaan dalam cara pendaftaran dokumen, cara memantau tenggat waktu pelaksanaan dokumen, cara berkenalan dengan mereka, dan terutama persetujuan dan koordinasi berbagai dokumen. Perubahan arah aliran dokumen juga akan dipengaruhi oleh perubahan internal dalam struktur dan arah organisasi.
Volume aliran dokumen
Volume aliran dokumen adalah jumlahdokumen (baik asli maupun salinan), yang dapat dinyatakan baik dengan jumlah dokumen itu sendiri maupun dengan jumlah lembar, karakter, jumlah pemain dan orang yang dengannya dokumen tersebut disetujui. Misalnya, jumlah organisasi mitra yang Anda perlukan untuk menyetujui kontrak, atau yang Anda perlukan untuk menandatanganinya.
Alur kerja organisasi mencakup jumlah total dokumen di semua alur.
Peningkatan pekerjaan dengan alur dokumen dalam organisasi
Untuk meningkatkan pekerjaan ini, perlu mempelajari seluruh proses dokumen, menetapkan rekomendasi yang jelas yang membuat proses tersebut kompeten secara teknologi: hapus duplikasi saat bekerja dengan dokumen, kecualikan persetujuan dokumen oleh departemen yang tidak terkait dengannya. Semakin besar aliran dokumen, semakin banyak pula aparatur administrasi organisasi, atau setidaknya sebagian besar.
Salah satu poin utama untuk meningkatkan pekerjaan personel dengan dokumen adalah tingkat pelatihan profesional mereka di semua tahap aliran dokumen, beban kerja personel yang optimal, pengaturan kerja yang jelas dengan dokumen di setiap departemen.
Regulasi dan standardisasi dengan aliran dokumen yang besar memungkinkan penggunaan mekanisasi dan otomatisasi kantor, mengurangi jumlah karyawan yang bekerja dengan dokumen ke jumlah yang optimal.
Sayangnya, informasi tentang volume aliran dokumen biasanya diremehkan karena metode akuntansi yang tidak sempurna.
Dasarpersyaratan modernitas untuk aliran dokumen
- Keteraturan. Setiap kemacetan atau kegagalan arus informasi dalam aktivitas manusia menyebabkan terganggunya seluruh sistem secara keseluruhan. Peningkatan volume dokumen harus dipertimbangkan dan direncanakan terlebih dahulu.
- Kontrolabilitas. Arus informasi dapat dan harus dikelola. Sistem kantor tidak hanya harus stabil, tetapi juga fleksibel dalam pengoperasiannya; staf harus dilatih secara universal dalam semua operasi kantor.
- Selalu meningkatkan efisiensi alur kerja melalui rasionalisasi, mekanisasi, dan otomatisasi tenaga kerja.
- Penyusunan dan pemutakhiran rutin peta rute-teknologi pergerakan dokumen dengan indikasi tenggat waktu, kinerja, dll.
- Standarisasi dokumen, metode pemrosesannya, pengarsipan yang tepat, penunjukan lokasi penyimpanan untuk setiap dokumen mempercepat pencarian dokumen dan bekerja dengannya.
