Pengendalian dan audit internal harus dilakukan di setiap perusahaan yang memiliki sumber daya terbatas dan tidak ingin bangkrut. Di Rusia yang luas, aspek ini tidak kehilangan relevansinya baik secara legislatif maupun institusional dan profesional. Jadi apa itu organisasi audit internal?
Berurusan dengan terminologi
Mari kita perhatikan konsep dasarnya dan pertama-tama kita akan menganalisis apa itu audit internal. Frasa ini digunakan untuk menunjukkan kegiatan yang diatur oleh dokumen internal organisasi untuk mengendalikan berbagai aspek pekerjaan struktur dan unit manajemen, yang dilakukan oleh perwakilan dari badan yang berwenang dalam kerangka kerja yang ditetapkan.
Konsumen akhir informasi dapat berupa dewan direksi, rapat umum pemegang saham atau anggota perusahaan, badan eksekutif, dan sebagainya.
Tujuan yang ingin dicapai adalah membantu tautan manajemen untuk secara efektif mengontrol berbagai elemen sistem. Tugas utama-memberikan informasi yang dapat dipercaya tentang berbagai isu yang menarik. Auditor internal melakukan fungsi umum:
- Menilai kecukupan sistem kontrol. Ini berarti melakukan pemeriksaan tautan, memberikan proposal yang masuk akal dan masuk akal yang bertujuan untuk menghilangkan kekurangan yang teridentifikasi, serta menyiapkan rekomendasi untuk meningkatkan efisiensi manajemen.
- Evaluasi kinerja. Ini menyiratkan penyajian penilaian ahli untuk berbagai aspek fungsi organisasi, serta penyediaan proposal yang beralasan dalam hal perbaikan mereka.
Keanekaragaman spesies
Apa yang bisa menjadi sistem audit internal? Sorot:
- Audit fungsional sistem manajemen. Hal ini dilakukan untuk mengevaluasi produktivitas dan efisiensi dari setiap bagian kegiatan ekonomi.
- Audit lintas fungsi. Menilai kualitas kinerja berbagai tugas, serta interkoneksi dan interaksi di dalam negeri.
- Audit organisasi dan teknologi sistem manajemen. Ini ditampilkan dalam pelaksanaan kontrol atas tautan yang berbeda. Segala sesuatu yang berhubungan dengan manajemen menarik. Perhatian khusus diberikan pada rasionalitas teknologi dan/atau organisasi.
- Audit kegiatan. Ini melibatkan melakukan survei objektif dan analisis komprehensif dari semua bidang pekerjaan dan proyek yang sedang berlangsung untuk mengidentifikasi peluang untuk perbaikan. Di samping itu,verifikasi elemen yang menghubungkan organisasi dengan lingkungan eksternal dapat diluncurkan. Contohnya termasuk koneksi profesional, citra, dan sejenisnya. Di sini, auditor dihadapkan pada pertanyaan untuk menemukan kekuatan dan kelemahan pekerjaan organisasi dan menilai stabilitas posisinya dalam sistem tingkat tinggi dan prospek pengembangan dan pertumbuhan.
- Jika audit dilakukan serentak pada empat poin sebelumnya, maka ditetapkan sebagai audit menyeluruh terhadap sistem manajemen organisasi.
- Memeriksa kepatuhan terhadap peraturan. Dalam hal ini, ditetapkan apakah undang-undang, peraturan, dan instruksi dari badan manajemen struktur organisasi dipatuhi.
- Memeriksa kesesuaian. Ini menyiratkan pelaksanaan kontrol atas kegiatan pejabat dalam hal rasionalitas, kewajaran, kemanfaatan, kegunaan, validitas keputusan mereka.
Aspek teoritis dari konstruksi sistem
Jadi kami telah mempertimbangkan poin-poin teoretisnya. Tapi bagaimana layanan audit internal terbentuk? Awalnya, administrasi mengembangkan kebijakan dan prosedur yang dapat dijalankan perusahaan. Tetapi staf tidak selalu dapat memahaminya, mereka sering mengabaikannya, dan manajer terkadang tidak memiliki cukup waktu untuk memeriksa dan mendeteksi kekurangan secara tepat waktu. Untuk tujuan inilah layanan audit internal dibuat. Tugas mereka adalah membantu manajer dalam hal pengendalian, memberikan perlindungan terhadap penyalahgunaan jabatan dan kesalahan, mengidentifikasi area risiko dan pekerjaanatas penghapusan kekurangan atau kekurangan di masa depan. Selain itu, mereka dapat membantu mengidentifikasi dan menghilangkan kelemahan dalam sistem manajemen. Semua ini harus didiskusikan dengan otoritas tertinggi, yang informasinya dikumpulkan.
Tahap membangun sistem
Katakanlah kita perlu memastikan audit internal berkualitas tinggi dan lengkap di perusahaan. Untuk melakukan ini, Anda harus mengatur proses multi-tahap, yang mencakup langkah-langkah berikut:
- Analisis kritis diikuti dengan perbandingan tujuan ekonomi yang ditetapkan sebelumnya dari fungsi organisasi, strategi dan taktik struktur, tindakan yang diadopsi, peluang.
- Mengembangkan dan kemudian mendokumentasikan konsep bisnis yang disempurnakan yang mencerminkan semua kebutuhan dan kebutuhan. Ini juga harus menyediakan serangkaian tindakan yang akan memungkinkannya untuk berhasil diimplementasikan dan dikembangkan di masa depan. Selain itu, perlu memperhatikan poin yang paling penting. Bagi mereka, ketentuan terpisah dapat disiapkan yang mempengaruhi kebijakan personalia, akuntansi, pasokan, pemasaran, inovasi, produksi dan teknologi, keuangan dan investasi. Mereka harus didasarkan pada analisis mendalam dari setiap elemen dan memilih opsi yang paling tepat untuk organisasi.
- Analisis efektivitas struktur saat ini dengan penyesuaian selanjutnya. Sebuah ketentuan sedang dikembangkan yang mempengaruhi struktur organisasi, di mana perlu untuk menggambarkan semua tautan organisasi, menunjukkan administrasi, fungsional dan metodologissubordinasi, bidang kegiatan, fungsi yang dilakukan, peraturan hubungan. Skema alur kerja juga dibuat.
- Pembentukan unit audit internal.
- Pengembangan prosedur standar. Menyediakan pembuatan instruksi formal untuk pengendalian transaksi ekonomi dan keuangan tertentu. Mereka diperlukan untuk menilai tingkat kualitas (keandalan) informasi, manajemen sumber daya yang efektif dan merampingkan hubungan antara spesialis.
Mengapa pengendalian internal dan audit diperlukan?
Kebijaksanaan keputusan tersebut dapat dinyatakan dalam tesis berikut:
- Memungkinkan badan eksekutif untuk memastikan kontrol yang efektif atas masing-masing divisi organisasi.
- Pemeriksaan dan analisis yang ditargetkan yang dilakukan oleh auditor memungkinkan untuk mengidentifikasi cadangan produksi dan meletakkan dasar untuk meningkatkan efisiensi, serta area pengembangan yang paling menjanjikan.
- Spesialis yang di pundaknya pelaksanaan kontrol sering melakukan fungsi penasehat dalam kaitannya dengan akuntansi dan jasa keuangan dan ekonomi, serta pejabat organisasi utama, cabang dan anak perusahaannya.
Dalam kasus seperti itu, sebagai aturan, satu skema umum digunakan untuk memastikan cakupan dan efektivitas maksimum. Itu terlihat seperti ini:
- Rentang masalah spesifik yang harus ditangani oleh departemen audit internal diidentifikasi dan didefinisikan dengan jelas. Bagi mereka, sistem tujuan dibuat, sesuaikebijakan perusahaan.
- Fungsi utama yang diperlukan untuk mencapai tujuan ditentukan.
- Menggabungkan jenis indikator yang sama ke dalam kelompok, dan membuat unit struktural yang berspesialisasi dalam pemrosesan, implementasi, dan pencapaiannya.
- Sebuah skema hubungan sedang dikembangkan yang mendefinisikan tugas, hak dan tanggung jawab. Ini perlu dikerjakan untuk setiap unit struktural, mendokumentasikan hasilnya dalam peraturan dan uraian tugas.
- Koneksi semua elemen sistem menjadi satu kesatuan. Penetapan status organisasi.
- Integrasi departemen audit internal ke dalam bagian lain dari struktur manajemen perusahaan.
- Pengembangan standar kerja internal.
Setelah itu, kita bisa membicarakan tentang melakukan audit internal.
Tentang prinsip dan persyaratan
Apa yang perlu dilakukan untuk mendapatkan sistem yang efisien? Untuk melakukan ini, perlu untuk memastikan kepatuhan dengan poin-poin berikut:
- Prinsip tanggung jawab. Disebutkan bahwa ketika ada audit internal, orang (sekelompok orang) yang melakukan audit harus memikul tanggung jawab disiplin, administratif, dan ekonomi atas pelaksanaan tugas mereka yang tidak semestinya.
- Prinsip keseimbangan. Terkait erat dengan yang sebelumnya. Ini menyatakan bahwa auditor tidak dapat diberikan fungsi kontrol tanpa menyediakan sarana untuk melaksanakannya. Juga, tidak ada tambahan yang harus dikeluarkan yang tidak akan digunakan dalam aktivitas kerja.
- Prinsip pelaporan penyimpangan yang tepat waktu. Dia mengatakan bahwa setiap informasi tambahan yang terungkap selama periode audit internal sedang dilakukan harus ditransfer ke link manajemen sesegera mungkin. Jika persyaratan ini tidak terpenuhi dan penyimpangan yang tidak diinginkan menjadi lebih buruk, maka arti dari kontrol akan hilang.
- Prinsip korespondensi antara sistem yang dikelola dan yang mengatur. Ini menyatakan bahwa sistem kontrol harus cukup fleksibel untuk memungkinkan verifikasi data yang efektif dan memadai.
- Prinsip kompleksitas. Dikatakan bahwa pengendalian internal dan audit penuh harus mencakup objek dari jenis yang berbeda.
- Prinsip pemisahan tugas. Ini memberikan pembagian fungsi antara spesialis sedemikian rupa sehingga mereka meminimalkan penyalahgunaan kekuasaan dan tidak memungkinkan individu untuk menyembunyikan fakta yang bermasalah.
- Prinsip persetujuan dan izin. Aturan ini mengatur bahwa koordinasi formal dari semua operasi keuangan dan ekonomi yang sedang berlangsung oleh pejabat terkait dalam kekuasaan mereka harus dipastikan.
Persyaratan Dasar untuk Sukses
Kami telah membahas audit internal dengan cukup baik. Kualitas yang dibutuhkan untuk meningkatkan tingkat efisiensi adalah:
- Klaim pelanggaran. Menyediakan kebutuhan untuk menciptakan kondisi khusus yang menempatkan organisasi atau karyawannya (kelompok mereka) pada posisi yang tidak menguntungkan dan merangsang penghapusan penyimpangan.
- Menghindari terlalu banyak konsentrasi kontrol utama pada satu orang yang dapat menyebabkan kesalahan pelaporan dan/atau penyalahgunaan.
- Memerlukan kepentingan administrasi. Kerja sama yang adil dan timbal balik dari pejabat kontrol dan manajemen harus dipastikan.
- Persyaratan kesesuaian (acceptability) metodologi pengendalian internal. Dengan ketentuan bahwa tujuan dan sasaran harus rasional dan bijaksana, serta pembagian fungsi yang dilakukan.
- Permintaan untuk perbaikan dan pengembangan berkelanjutan. Seiring waktu, bahkan metode yang paling canggih pun menjadi usang. Oleh karena itu, sistem harus fleksibel dan beradaptasi dengan tugas-tugas baru, bahkan dengan penyesuaian.
- Persyaratan prioritas. Kontrol atas operasi kecil seharusnya tidak mengalihkan perhatian dari tugas yang sangat penting.
- Pengecualian langkah kontrol yang tidak perlu. Perlu untuk mengatur kegiatan secara rasional, tanpa mengeluarkan dana dan tenaga tambahan.
- Persyaratan tanggung jawab tunggal. Tuntutan tindakan dan pengamatan harus dari satu pusat (individu atau kelompok tertentu).
- Persyaratan regulasi. Efektivitas sistem pengawasan internal secara langsung tergantung pada apa dan berapa banyak masalah yang diperkirakan oleh dokumentasi peraturan.
- Persyaratan untuk substitusi fungsional potensial. Jika satu entitas pengendalian internal telah mengundurkan diri untuk sementara dari proses peninjauan, hal ini seharusnya tidak mempengaruhi prosedur atau mengganggu aktivitas.
Tentang efisiensi dan efektivitas
Saat membandingkan audit eksternal dan internal, dua kubu signifikan terbentuk, masing-masing dengan visinya sendiri tentang apa yang paling tepat. Mereka mendukung posisi mereka dengan argumen yang cukup berbobot. Dengan demikian, audit internal yang baik dapat didasarkan pada pengetahuan tentang mekanisme internal dalam organisasi dan mengidentifikasi banyak poin yang berpotensi berbahaya atau menjanjikan, sementara keterlibatan spesialis eksternal memungkinkan meminimalkan simpati pribadi dan memastikan ketidakberpihakan audit. Secara umum, setiap organisasi, tergantung pada keadaan, membuat keputusan independen tentang layanan siapa yang akan digunakan, tetapi terserah kepada manajer untuk meningkatkan hasil kerja mereka.
Bagaimana cara meningkatkan kinerja pengendalian internal?
Kita semua menginginkan lebih dengan sumber daya yang lebih sedikit. Apakah mungkin untuk mempertimbangkan proses audit internal dan meningkatkan efektivitasnya? Lumayan. Apa yang perlu dilakukan untuk ini? Pilihan paling sederhana adalah mengembangkan norma etika dan standar profesional. Jika mereka memadai, maka salah satu ketaatan mereka akan memungkinkan untuk mencapai kualitas kerja yang tinggi.
Selain itu, manajemen senior harus mengaudit sistem pengendalian internal secara berkala. Apa yang harus dilakukan inspektur? Apa potret ideal mereka? Institut Auditor Internal telah beroperasi di Amerika Serikat sejak tahun 1941. Di Federasi Rusia, struktur ini baru mulai muncul, jadi kami menggunakan pengalaman rekan-rekan asing. Institut Auditor Internalmengeluarkan sejumlah dokumen rekomendasi, di mana taruhan utama adalah pada:
- Kemerdekaan. Kinerja tugas mereka yang tidak memihak dan ekspresi penilaian objektif tersirat. Pada saat yang sama, Anda tidak perlu bergantung pada penilaian rekan kerja.
- Objektivitas. Poin ini mengikuti langsung dari poin sebelumnya. Objektivitas mengharuskan pekerjaan dilakukan dengan keterampilan dan integritas. Saat menyusun laporan, spesialis harus dengan jelas memisahkan fakta dari spekulasi.
- Loyalitas. Ini menyiratkan bahwa auditor internal tidak boleh secara sadar terlibat dalam aktivitas yang tidak pantas atau ilegal yang dapat menyebabkan hasil yang didiskreditkan.
- Tanggung Jawab. Diasumsikan bahwa spesialis harus melakukan pekerjaan hanya dalam kemampuan dan kompetensi profesional mereka. Dia juga harus bertanggung jawab atas perbuatannya.
- Privasi. Harus berhati-hati dalam penggunaan informasi yang diakses selama tugas.
Contoh terakhir
Itulah akhir artikel. Kami telah melihat apa itu audit internal. Sebuah contoh akan mengkonsolidasikan pengetahuan yang diperoleh. Katakanlah kita memiliki struktur komersial. Tiba-tiba, penurunan pendapatan mulai dicatat, meskipun beban kerja dan omset tidak berubah. Untuk mengetahui alasannya, audit keuangan internal dimulai. Awalnya, ada kenalan dengan dokumentasi yang menggambarkan pergerakan dana,operasi dan sejenisnya. Kebenaran desain dan tidak adanya tanda-tanda pemalsuan sedang dipelajari. Jika dalam hal ini tidak ditemukan hal yang mencurigakan, maka audit keuangan internal melanjutkan ke tahap rekonsiliasi situasi nyata dan situasi yang ditampilkan dalam dokumentasi. Sebagai contoh, ia memeriksa di gudang apakah bahan, blanko, peralatan yang ditunjukkan benar-benar ada. Perhatian juga diberikan pada bahan habis pakai. Jadi, jika satu mobil menempuh 100 kilometer sehari dan sekaligus menghabiskan 50 liter bensin, ini patut dicurigai. Penting untuk mempelajari dengan cermat semua aspek yang memungkinkan terjadinya kelangkaan, pemborosan, dan pencurian. Setelah menyelesaikan audit internal, dokumentasi harus segera diserahkan kepada manajemen senior untuk mencegah bertambah buruknya masalah yang teridentifikasi dan untuk memfasilitasi penerapan tindakan korektif yang tepat dan cepat.
