Dalam hubungan interpersonal, tidak hanya percakapan yang penting, tetapi juga korespondensi, karena informasi yang disajikan dalam bentuk teks lebih mudah dipahami, dapat disimpan dan diakses berkali-kali. Di dunia modern, diyakini bahwa menulis surat adalah pekerjaan yang ketinggalan zaman dan tidak relevan. Bahkan, dalam kehidupan sehari-hari, orang sangat sering beralih ke genre epistolary. Itulah mengapa sangat penting untuk memahami gaya penulisan dan memiliki keterampilan untuk menulisnya.
Apa itu "gaya"
Apa yang dimaksud dengan gaya dalam linguistik? Gaya bicara, teks, tulisan adalah seperangkat sarana bahasa tertentu yang dengannya seseorang mengungkapkan pikirannya secara lisan atau tertulis. Ada lima gaya bicara fungsional utama dalam bahasa Rusia:
- bahasa sehari-hari;
- artistik;
- jurnalistik;
- ilmiah;
- bisnis formal.
Beberapa ahli bahasa membedakan dua gaya tambahan: pengakuan dan epistolary. Yang terakhir ini layak untuk dijelaskan secara lebih rinci.
Jenis huruf
Gaya epistol adalah seperangkat teknik bahasa yang digunakan dalam menulis surat. Namanya berasal dari kata Yunani epistola, yang dapat diterjemahkan sebagai "pesan tertulis". Dalam satu atau lain situasi, gaya ini meminjam ciri-ciri gaya bicara utama.
Bergantung pada penerima dan tujuan pesan, korespondensi dibagi menjadi beberapa jenis, atau gaya penulisan:
- Tidak Resmi.
- Resmi (bisnis).
Jika tujuan surat itu adalah pertukaran informasi ilmiah, maka korespondensi tersebut mengandung ciri-ciri gaya ilmiah. Gaya epistolary juga sangat sering digunakan dalam jurnalisme, ketika penulis dalam suratnya dapat berbicara kepada orang tertentu dan seluruh publik, menyerukan tindakan.
Fitur huruf
Karakteristik setiap gaya penulisan berbeda, namun ada ciri-ciri tertentu yang menyatukannya. Dalam menyusun pesan apa pun, sangat penting untuk mengikuti struktur tertentu. Penting untuk memilih penerima dan penerima, untuk menentukan peran sosial mereka. Nyatakan esensi pesan seakurat dan sesingkat mungkin dengan bantuan alat bahasa yang dipilih dengan benar untuk situasi ini.
Bergantung pada tujuannya, penulis surat dapat menggunakan berbagai ekspresi dan frasa. Korespondensi biasanya mengungkapkan kepribadian dan kepribadian penerima. Pada tingkat yang lebih besar, ini diekspresikan dalam gaya penulisan informal, ketika penulis memiliki lebih banyak kesempatan untuk menggunakan bahasa aslinyabelokan atau cara lain untuk menyampaikan pikiran dan perasaan kepada lawan bicara. Sebuah surat bukan hanya monolog tertulis, terkadang ada unsur dialog di dalamnya, misalnya saat penulis menyapa penerima. Gaya epistolary juga dicirikan oleh kombinasi tuturan lisan dan tulisan.
Gaya penulisan yang berbeda mewakili pola penulisan yang berbeda dan menggunakan klise yang berbeda. Untuk mencapai hasil terbaik dan isi informasi pesan, ada baiknya mengetahui komposisi dan aturan penulisannya.
Struktur email
Fitur yang menentukan gaya epistolaria adalah komposisi. Orang tersesat dalam berbagai jenis korespondensi, yang menimbulkan pertanyaan tentang bagaimana menulis surat. Struktur umum semua huruf dapat direduksi menjadi elemen-elemen berikut:
- Awal, sapaan hormat kepada penerima.
- Bagian utama, mengungkapkan esensi pesan.
- Akhir, atau kesimpulan, yang merangkum semua yang tertulis.
- Tanda tangan penulis dan tanggal penulisan.
- Dalam beberapa kasus, sebuah postscript (P. S) yang berisi informasi tambahan.
Surat pribadi
Gaya penulisan pribadi adalah yang paling menarik dan bervariasi. Pesan-pesan semacam itu adalah semacam halaman buku harian di mana penulis mengungkapkan pikiran dan pengalaman terdalamnya. Tingkat pengungkapannya tergantung pada kedekatan hubungan antara pengirim dan penerima.
Yang dituju surat pribadi biasanya adalah anggota keluarga, kerabat, teman. Sifat korespondensi tersebut adalah intim dan sangat rahasia;pengarang dilacak dengan jelas di sepanjang cerita atau pengakuan. Ini bisa berupa cerita tentang peristiwa masa lalu, refleksi tentang berbagai topik, pengamatan atau saran. Kreativitas di sini luar biasa hebat, karena pengirimnya memiliki gudang seni dan sarana ekspresif yang sangat banyak. Mereka membantu untuk lebih jelas mencerminkan perasaan dan sensasi penulis pada kesempatan tertentu, dalam beberapa cara mereka melakukan fungsi ekspresi wajah dalam komunikasi langsung. Jadi, surat pribadi sangat emosional dan ekspresif, karena di dalamnya penulis sangat sering tidak ragu-ragu dalam ekspresi yang kuat, bahkan kadang-kadang menggunakan kata-kata kotor.
Pesan pribadi tidak memiliki aturan ejaan yang ketat, selain aturan dasar yang umum untuk semua gaya penulisan epistolary. Di sini kebebasan pemikiran penulis, kemudahan dan kealamian didorong.
Surat dalam kegiatan ilmiah
Surat-surat di bidang ilmiah disusun untuk tujuan pertukaran informasi ilmiah antar ilmuwan. Ini adalah semacam laporan ilmiah yang ditujukan kepada orang tertentu. Gaya penulisan ilmiah ditandai dengan ketepatan dan konsistensi penyajian. Penafsiran ambigu dari informasi ini atau itu tidak dapat diterima di sini, materi harus dipahami dengan jelas. Penggunaan tesis dan istilah membantu untuk mencapai tujuan ini. Informasi ilmiah juga harus didukung oleh fakta yang tak terbantahkan, yang menegaskan keasliannya.
Tujuan penulisan karya ilmiah membutuhkan monoton dan keringnya penyajian. Tentu saja, pesan seperti itu tidak memiliki ekspresi,objektivitas memainkan peran yang menentukan di dalamnya. Paling sering, penyajian materi dalam karya tulis ilmiah terjadi dalam bentuk monolog. Awal penulis dalam surat semacam itu dikurangi seminimal mungkin. Penting di sini untuk fokus pada isi surat, dan bukan pada sudut pandang orang yang menulisnya. Namun, pendapat pribadi pengirim masih ditampilkan sampai batas tertentu, meskipun secara implisit.
Gaya epistol dalam jurnalisme
Tujuan utama karya jurnalistik adalah untuk mempengaruhi pembaca dengan pidato yang terstruktur dengan baik, untuk menginspirasi dia dengan beberapa pemikiran atau ide. Untuk mencapai tujuan ini, banyak jurnalis beralih ke bentuk surat yang mereka publikasikan di media. Pesan semacam itu dapat terdiri dari dua jenis: dengan dan tanpa penerima. Surat tanpa penerima tertentu ditujukan untuk banyak orang. Di dalamnya, isu atau peristiwa topikal dibawa ke perhatian publik. Ada surat dalam jurnalisme yang ditujukan kepada orang tertentu, seperti kepala negara atau tokoh media lainnya. Tugas mereka adalah mendapatkan orang yang berpengaruh untuk memecahkan masalah mendesak, menuntut tindakan segera.
Berbeda dengan penulisan ilmiah, gaya penulisan jurnalistik lebih subjektif dan kontroversial. Untuk meliput dan mengevaluasi peristiwa terkini, humas dengan terampil memanipulasi berbagai cara ekspresif.
Fitur ejaan
Wartawan dengan hati-hati memilih peristiwa penting secara sosial dan menganalisisnya secara komprehensif dari sudut pandang penulis surat atau pelanggannya. Selanjutnya, penilaian tertentu dibuat dan solusi diusulkan.masalah yang dijelaskan. Dalam menyusun surat semacam itu, keterampilan persuasi sangat penting, begitu juga pengetahuan tentang psikologi manusia. Dengan mempraktikkannya, humas mengarahkan diskusi ke arah yang mereka butuhkan, dengan demikian hanya menyisakan sedikit atau bahkan tidak ada kebebasan memilih bagi pembaca.
Surat resmi
Dalam sistem klasifikasi huruf, gaya penulisan formal menempati tempat khusus. Ini digunakan dalam korespondensi bisnis, adalah saluran komunikasi antar perusahaan. Tulisan formal memiliki banyak jenis yang melakukan fungsi yang berbeda. Ia juga memiliki struktur yang jelas dan aturan ketat yang tidak boleh diselewengkan. Surat bisnis menggunakan sarana yang melekat dalam gaya bicara bisnis resmi. Dalam kebanyakan kasus, pesan tersebut memiliki penerima tertentu, misalnya, badan hukum atau individu.
Kekhususan gaya penulisan bisnis terletak pada bahasanya yang kering, formal, dan monoton. Ini menggunakan sejumlah besar alat tulis, perangko, klise dan belokan standar, serta berbagai jenis singkatan. Informasi disajikan melalui kalimat umum sederhana. Nada surat resmi netral, penyajian informasi selogis dan sekonsisten mungkin. Semua ini berkontribusi pada solusi tugas utama korespondensi bisnis: menyampaikan pesan tertentu secara akurat, ringkas, dan objektif, menghilangkan pewarnaan emosional dan subjektivitas.
Jenis Surat Resmi
Bergantung pada isinya, surat bisnis dibagi menjadi banyak jenis. Biasanya, satu masalah diangkat dalam setiap surat resmi. Jika perlu untuk segera menyelesaikan dua atau lebihmasalah, beberapa jenis masuk ke dalam satu pesan.
Jenis surat bisnis berikut dibedakan:
- Sampul - surat dengan instruksi untuk mengirim dokumen.
- Garansi - konfirmasi dan konsolidasi kondisi tertentu.
- Thanksgiving - ungkapan terima kasih dan keinginan untuk kerjasama lebih lanjut.
- Undangan - undangan resmi untuk berpartisipasi dalam acara tersebut.
- Selamat.
- Informasi.
- Promosi, atau tawaran kerjasama.
- Permintaan.
- Pemberitahuan.
- Permintaan.
- Surat balasan.
Menulis surat bisnis
Bagaimana cara menulis surat resmi yang benar? Penting untuk mengetahui dan menerapkan dengan benar hukum komposisi pesan tersebut. Pertama-tama, Anda perlu memutuskan subjek surat dan jenisnya. Di sini Anda perlu mempertimbangkan semua informasi yang sudah diketahui penerima, dan, mulai dari ini, pertimbangkan dengan cermat konten dan argumen yang disajikan. Surat itu harus informatif dan logis mungkin, tanpa penyimpangan dan air yang tidak perlu.
Ada dua kelompok surat bisnis: satu dimensi dan multidimensi, atau sederhana dan kompleks. Pesan satu dimensi ringkas dan hanya membahas satu masalah. Mereka biasanya tidak memerlukan tanggapan. Huruf multidimensi menimbulkan beberapa masalah, dan karena itu strukturnya lebih kompleks. Komposisi mereka harus dipertimbangkan secara rinci.
Teks surat kompleks terdiri dari beberapa bagian. PADAbagian pertama menunjukkan motif yang mendorong penulis untuk menulis pesan, memberikan argumen yang diperlukan. Di sini perlu untuk menjawab pertanyaan tentang tujuan dibuatnya surat ini. Pada bagian kedua, penulis menarik kesimpulan, memberikan saran, solusi atas masalah yang diangkat dan permintaan.
Struktur beberapa jenis surat resmi
Surat permintaan:
- Alasan di balik permintaan.
- Permintaan itu sendiri.
- Hasil yang diinginkan, ungkapan terima kasih dan kesediaan untuk bekerja sama jika permintaan dikabulkan.
Surat permintaan:
- Alasan pentingnya permintaan.
- Permintaan itu sendiri.
- Hasil jika permintaan terpenuhi.
surat pengantar
- Pemberitahuan materi.
- Informasi materi.
Surat balasan menolak permintaan
- Duplikasi permintaan sebelumnya.
- Alasan penolakan.
- Pernyataan fakta penolakan atau penolakan.
Terkadang surat tanggapan memberikan alternatif cara untuk menyelesaikan masalah yang diangkat.
Pekerjaan kantor modern kebanyakan menggunakan surat dinas satu dimensi.
Desain huruf
Korespondensi bisnis dilakukan dengan kop surat untuk surat dinas. Mereka harus mematuhi standar pemerintah dan mengandung unsur-unsur berikut:
- Logo badan hukum.
- Nama badan hukum (penulis surat).
- Kontak (alamat, nomortelepon, email, situs web).
- Tanggal surat.
- Nomor pendaftaran surat.
- Referensi tanggal dan nomor pesan masuk (jika surat balasan, misalnya).
Di akhir surat, pengirim menunjukkan informasi berikut:
- Posisi dan nama keluarga dengan inisial orang yang menandatangani surat.
- Posisi dan nama keluarga dengan inisial penyusun (jika tidak membubuhkan tanda tangannya).
- Daftar aplikasi (jika tersedia).
Selain mengikuti aturan formal, kertas memainkan peran penting dalam desain (jika surat dikirim melalui pos biasa). Ini akan berbeda tergantung pada jenis pesan bisnis. Misalnya, kertas putih biasa cocok untuk surat formal biasa. Untuk surat undangan, selamat, terima kasih, yang terbaik adalah memilih kertas tebal atau timbul. Surat penjualan terlihat bagus di atas kertas berwarna.
Klise dan atur frasa
Aturan gaya penulisan formal memerlukan penggunaan rumus bahasa yang sudah jadi. Konstruksi berikut dapat digunakan dalam berbagai situasi:
Saat membuktikan alasan dan motif:
- Karena kurangnya bantuan keuangan…
- Karena situasi ekonomi yang sulit…
- Untuk bekerja sama…
- Menurut surat Anda…
- Sesuai protokol…
- Sebagai tanggapan atas permintaan Anda…
- Sebagai konfirmasi persetujuan kami…
- Dalam rangka meningkatkan akuntabilitas…
- Untuk permintaan Anda…
Saat menulis surat permintaan:
- Tolong bantu…
- Silakan kirim ke alamat kami…
- Silakan berpartisipasi…
- Tolong ambil tindakan…
- Harap diperhatikan…
- Mohon diinformasikan…
- Tolong cairkan hutangnya…
Untuk entri dalam surat pengantar:
- Mengirim informasi…
- Mengembalikan bahan referensi…
- Kami mengirimkan kontrak yang ditandatangani dari pihak kami…
- Mengirim literatur referensi… dll.
Email konfirmasi dimulai seperti ini:
- Mengkonfirmasi…
- Terima kasih…
Saat menulis surat tanggapan (tidak memenuhi permintaan):
- Penawaran Anda ditolak karena alasan berikut…
- Draf rencana aksi bersama yang dikirimkan kepada kami telah dipelajari. Kami menganggapnya tidak dapat diterima karena alasan berikut…
- Kami mempertimbangkan permintaan Anda untuk kerja sama…
Kata-kata terakhir dari teks surat dapat berupa:
- Kami meminta Anda untuk mengirimkan informasi kepada kami.
- Kami mohon untuk tidak menunda balasan Anda.
- Maaf atas keterlambatan membalas.
- Kami berharap permohonan kami dikabulkan.
Saat menyusun surat undangan:
- Selamat datang untuk berpartisipasi…
- Silakan kirim perwakilan…
Saat membuat surat jaminan:
- Pembayaran Dijamin…
- Kualitas produk terjamin…
- Batas waktu yang dijamin…
Kosong ini akan membantu Andalakukan dengan benar.
