Sangat mudah untuk bingung dalam siklus peristiwa kehidupan. Anak-anak diajari untuk membagi waktu mereka dengan benar oleh orang dewasa, yang sering menunda segalanya sampai nanti. Sebagai aturan, "nanti" ini tidak pernah datang. Semua kasus yang direncanakan dengan mulus disingkirkan oleh orang lain dan pada akhirnya berubah menjadi satu tumpukan tugas yang tidak terselesaikan.
Masalah yang paling sering terletak bukan pada jumlah kasus, tetapi pada jadwal yang disusun secara tidak rasional. Orang tidak memperhatikan perencanaan kegiatan mereka. Namun, setelah menghabiskan cukup banyak waktu pribadi untuk mempelajari dasar-dasar manajemen waktu, Anda dapat menghemat waktu secara signifikan di masa mendatang. Maka dalam hidup akan ada tempat tidak hanya untuk masalah abadi, tetapi juga untuk diri sendiri dan keluarga. Salah satu teknik perencanaan yang paling sederhana dan efektif adalah prinsip Eisenhower.
Apa inti dari teknik ini?
Prinsip matriks Eisenhower adalah distribusi tugas yang kompeten tergantung pada tingkat kepentingannya. Ini membantu untuk memecah seluruh daftar tugas menjadi penting dan tidak penting, mendesak dan tidak terlalu penting. Dengan menggunakan matriks, Anda dapat menentukan periode waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah,lagi pula, ada sesuatu yang membutuhkan lebih banyak perhatian, dan beberapa hal tidak berharga lima menit yang dihabiskan untuk itu.
Untuk mencapai kesuksesan, Anda harus mengikuti algoritma tertentu. Urutan tindakan yang diperlukan tergantung pada prioritas tugas. Biasanya, berbagai faktor mengganggu konsentrasi pada satu tujuan: masalah pribadi, orang-orang di sekitar Anda, kebiasaan, dan sebagainya. Metode Eisenhower dapat membantu menghilangkan kelemahan dan hanya fokus pada tindakan yang bermanfaat.
Bagaimana asal mula prinsip ini, siapa yang membentuknya?
Presiden Amerika Serikat ke tiga puluh empat, Dwight David Eisenhower, mendukung prinsip manajemen waktu yang dijelaskan. Politisi itu tidak bisa meninggalkan satu tugas pun yang belum terselesaikan, jadi dia mencoba membuat jadwalnya serasional dan seoptimal mungkin. Hasilnya, Eisenhower mengubah semua tugas menjadi matriks.
Saat ini, pekerja kantoran, manajer, dan pemimpin senior menggunakan metode presiden. Ini menunjukkan bahwa cara memprioritaskan ini benar-benar efektif dan relevan.
Apa itu Matriks Dwight Eisenhower?
Kuadrat Eisenhower (atau prinsip perencanaan waktu) didasarkan pada konstruksi matriks. Basis matriks adalah sumbu kepentingan (absis) dan sumbu urgensi (ordinat). Persimpangan bersama mereka memberikan empat kotak, yang masing-masing diisi dengan tugas, sesuai dengan distribusinya.
Jadi, sebagai permulaan, Anda harus memutuskan apa yang penting dan apa yang mendesak. Hal-hal penting memiliki dampak terbesar pada pencapaianhasil, dan tugas-tugas mendesak membutuhkan eksekusi segera. Secara umum, gambaran yang terbentuk memberikan gambaran lengkap tentang keadaan.
Matriks akan memungkinkan Anda untuk menetapkan prioritas yang tepat - apa yang bisa menunggu dan apa yang tidak bisa ditunda.
Apa yang ada di kotak A?
Kotak pertama, yang terletak di sudut kiri atas, disebut kotak A. Tugas yang paling penting dan mendesak ditulis di sel ini. Idealnya, kotak ini harus kosong, karena waktu yang terdistribusi secara rasional memungkinkan Anda untuk menghindari keberadaan kasus semacam ini pada prinsipnya.
Hal-hal penting meliputi:
- masalah kesehatan yang biasanya terjadi di saat yang tidak tepat;
- apa yang mungkin berdampak negatif pada kinerja;
- hal-hal yang jika tidak dilakukan dapat menimbulkan masalah baru.
Pengendalian diri seseorang bertanggung jawab atas kepenuhan kotak ini. Lagi pula, jika kasus baru muncul di sel A setiap hari, prinsip Eisenhower tidak akan membantu. Di sini Anda harus beralih ke manajemen waktu pada prinsipnya, tetapi pertama-tama Anda harus berurusan dengan semua kasus yang akan mengisi kotak A dalam waktu dekat.
Meskipun prioritas tertinggi dari kotak ini, adalah mungkin untuk mentransfer solusi dari masalah yang mengisi sel ke orang lain. Tapi ini hanya jika memungkinkan, dan hal-hal tidak selalu membutuhkan partisipasi pribadi.
Tugas apa yang dimaksud dengan kotakDi?
Bagian matriks ini diisi dengan kegiatan sehari-hari. Sebagai aturan, semua yang paling layak mendapat perhatian disertakan di sini. Ini adalah hal-hal penting, tetapi tidak mendesak, yang sebagian besar terkait dengan aktivitas utama seseorang. Urgensi tugas yang rendah akan memungkinkan Anda untuk tidak membuat keputusan mendadak, dan pendekatan yang konstruktif dan masuk akal akan memungkinkan Anda menyelesaikan semua tugas dengan lebih efisien.
Orang yang paling banyak memecahkan masalah Kuadran B lebih produktif. Dengan hasil kerja yang baik, orang-orang seperti itu memiliki cukup waktu untuk kehidupan pribadi mereka, mereka tidak mengalami stres terus-menerus. Kotak ini terdiri dari tugas-tugas yang tidak terlalu penting dan, mungkin, sampai batas tertentu setiap hari, tetapi dari sanalah aktivitas manusia sebagian besar terdiri.
Tugas dari sektor B berdampak kuat pada kondisi moral dan material. Ini adalah olahraga, diet, tidur, belajar dan aktivitas kerja - hal-hal yang tidak dapat Anda lakukan tanpanya, tetapi mereka biasanya tidak terlalu memperhatikan, membiarkan banyak hal berlalu sendiri.
Kasus apa saja yang terdapat pada kotak C?
Kotak C mencakup hal-hal yang tidak membawa Anda lebih dekat ke tujuan Anda yang berharga, tetapi, sebaliknya, memperlambat acara, menunda pelaksanaan tugas yang sangat penting. Paling sering mereka membutuhkan investasi waktu yang mendesak, tetapi mereka mengalihkan perhatian dan menyesatkan. Di sini penting untuk selalu mengingat hasil kegiatan dan tujuan Anda dan tidak beralih ke sekunder.
Di sektor ini, Anda dapat dengan aman memasukkan pekerjaan rumah tangga dan janji yang dibuat untuk seseorang. Secara umum, ini tidak terlalu banyakpenting sama mendesak.
Apa yang ada di kotak D?
Bagi orang yang tidak tahu bagaimana merencanakan waktu mereka dengan benar, hal-hal dari alun-alun ini memakan waktu paling lama. Tugas-tugas ini bisa disebut bukan masalah, tetapi kekhawatiran yang menyenangkan, yang, apalagi, sama sekali tidak membawa manfaat rasional. Pengaruh kuadrat D harus, jika tidak dihilangkan, setidaknya dikurangi.
Jangan ganti istirahat dengan pemantauan jejaring sosial tanpa tujuan, menonton acara TV atau serial, obrolan kosong di telepon. Waktu luang juga dapat digunakan untuk kepentingan diri sendiri dan orang lain: keluarga, orang terkasih, dan teman.
Di mana prinsip Dwight Eisenhower digunakan?
Metode pembagian tugas yang dijelaskan tidak hanya digunakan untuk merasionalisasi waktu. Analisis dipercepat menurut prinsip Eisenhower digunakan, misalnya, untuk menentukan fungsi yang diperlukan dari fasilitas ritel. Peningkatan produk di semua tahap siklus hidup disebut analisis biaya fungsional (FSA). Prinsip ini menggabungkan metode ekonomi dan teknis untuk menentukan rasio sifat produk dengan biayanya. Yang terakhir harus logis dan membuahkan hasil.
Apa prinsip Eisenhower di FSA, dipelajari oleh banyak ahli dari negara-negara dengan ekonomi pasar: Prancis, Jerman, Inggris Raya, AS. Hasilnya, ditemukan bahwa untuk menentukan rentang fungsi yang relevan dari objek,penting untuk mengamati proporsi antara kebutuhan dan biaya mereka. Prinsip Eisenhower di FSA adalah menganalisis produk dan mendistribusikan propertinya ke dalam tiga kategori:
- Kategori A. Fungsi utama atau fundamental: tujuan langsung dari barang, yang penyediaannya membutuhkan lebih banyak dana.
- Kategori B. Fitur produk sekunder yang terkait dengan fitur utama. Kehadiran penambahan tersebut disambut baik, tetapi ketidakhadiran tersebut tidak terlalu mempengaruhi penjualan.
- Kategori C. Fitur tambahan, jika tidak ada fitur sama sekali tidak akan mempengaruhi kualitas produk. Dengan menghindari pengeluaran untuk add-on yang sama sekali tidak perlu, Anda dapat menghemat banyak.
Mempraktikkan Prinsip Eisenhower
Sama sekali tidak perlu mendistribusikan tugas dalam bentuk matriks - dalam kotak, tetapi pada awalnya Anda dapat melakukannya untuk memastikan visibilitas. Lebih mudah untuk mengubah tampilan standar matriks menjadi beberapa daftar atau rencana umum, di mana kasing dari kotak yang berbeda disorot dalam warna. Jadi, misalnya, tugas mendesak dan penting (kotak A) dapat ditulis dengan tinta merah, penting tetapi tidak mendesak dengan warna hijau (sektor B), tugas tidak penting tetapi mendesak (kotak C) dengan warna biru, dan hitam - tidak penting dan tidak penting. penting. Pada saat yang sama, tingkat pentingnya kasus tertentu harus dinilai bukan dalam pikiran, tetapi di atas kertas. Beginilah cara tugas terbentuk, dan pelaksanaannya menjadi lebih nyata.
Mengapa metode ini harus digunakan?
PrinsipDwight Eisenhower dapat membantu mengubah hidup Anda dalam hal merasionalisasi waktu pribadi Anda. Menggunakan metode ini memungkinkan Anda untuk menghabiskan lebih sedikit waktu pada tugas-tugas yang tidak perlu dan fokus pada hal-hal yang paling menjanjikan, serta mencurahkan cukup waktu untuk istirahat yang tepat, menghindari apa yang disebut pemborosan waktu: televisi, berkeliaran tanpa tujuan di hamparan Web, dan sejenisnya.
Seseorang yang menerapkan prinsip-prinsip manajemen waktu dalam kegiatan sehari-hari mereka tidak hanya lebih sukses daripada yang lain, menurut statistik, tetapi juga lebih sehat, karena mereka tidak mengalami stres konstan terkait dengan kemacetan dan tenggat waktu yang konstan. Menetapkan prioritas (prinsip Eisenhower atau lainnya) akan membantu mengoptimalkan aktivitas hidup Anda di semua bidang.
