Terlepas dari bentuk kepemilikan perusahaan, struktur organisasi dan kepegawaiannya merupakan elemen mendasar dari regulasi ekonomi dan hukum aktivitas kerja karyawan. Kebijakan personalia organisasi komersial atau anggaran menetapkan kerangka kerja untuk perilaku perusahaan karyawan, sistem remunerasi untuk kegiatan mereka, insentif atau sanksi disiplin.
Apa struktur organisasi suatu perusahaan?
Struktur organisasi dan kepegawaian apa pun mencerminkan prinsip-prinsip manajemen personalia yang berlaku di perusahaan, model hubungan antara manajemen dan karyawan, taktik pembagian tugas dan kompetensi di antara mereka.
Sistem hierarki perusahaan besar dengan rantai komando multi-level patut mendapat perhatian khusus.
Apa perbedaan antara kedua dokumen tersebut?
Kepegawaian danstruktur organisasi tidak bisa disebut konsep yang setara. Dalam kasus pertama, kita berbicara tentang dokumen yang berisi nama-nama posisi, jumlah unit staf untuk posisi yang sesuai dan jumlah tarif untuk setiap karyawan. Adapun struktur organisasi, itu juga merupakan dokumen tertulis, yang dengan jelas merinci posisi yang tersedia di perusahaan dan urutan subordinasi. Manajemen struktur organisasi dan kepegawaian yang kompeten memungkinkan Anda untuk menetapkan komposisi kualitatif dan kuantitatif masing-masing unit, berdasarkan konten dan ruang lingkup tugas yang diberikan kepada perusahaan, dengan mempertimbangkan bahan dan basis teknis dan anggaran.
Penetapan tarif dalam struktur kepegawaian
Selama periode keberadaan perusahaan, divisinya dapat digabungkan, diubah nama, dibubarkan, dll. Pada saat yang sama, informasi tentang perubahan yang sedang berlangsung dalam struktur perusahaan harus disimpan di departemen personalia dan katalog unit struktural. Tabel kepegawaian adalah dokumen ringkasan yang memungkinkan Anda untuk secara visual menyelesaikan tugas dan masalah kebijakan personalia perusahaan.
Elemen utama dari struktur organisasi organisasi dan unit secara terpisah adalah tarif yang disebutkan di atas. Di setiap perusahaan, kuantitasnya sesuai dengan posisi, profesi, kondisi pembayaran, dan aktivitas kerja tertentu. Jumlah tarif dibentuk dengan mempertimbangkan unit struktural staf.
Prinsip Pembentukan Struktur Organisasi padaperusahaan
Jadi, untuk melaksanakan fungsi-fungsi yang menjadi sandaran keberhasilan dan daya saing perusahaan, penting untuk memiliki struktur organisasi dan staf yang berkembang dan efisien. Namun, untuk pembentukannya, penting untuk mematuhi prinsip-prinsip berikut:
- memastikan kelancaran dan tidak terputusnya pekerjaan semua departemen;
- loyalitas dan kemampuan bermanuver untuk respons secepat kilat jika terjadi perombakan pasar;
- menerapkan upaya untuk mencegah atau menetralisir konflik sosial;
- minimalisme dalam pembentukan jumlah staf administrasi dan manajerial untuk mengurangi biaya dukungan keuangannya dan mencegah peningkatan biaya bisnis di perusahaan;
- menjamin kinerja tinggi dan memenuhi rencana keuntungan;
- pemenuhan kewajiban tepat waktu kepada pelanggan, pemasok, kreditur.
Struktur staf sebagai cerminan dari strategi perusahaan
Selain itu, pengelolaan struktur organisasi dan kepegawaian menyiratkan memperhatikan kepentingan tim kerja, berdasarkan prinsip kemitraan yang setara. Pilihan model manajemen yang kompeten untuk suatu perusahaan dari setiap bidang kegiatan dan bentuk kepemilikan adalah salah satu kriteria mendasar yang menentukan masa depan perusahaan.
Arah dan strategi perusahaan merupakan titik awal perencanaan struktur organisasi. Perangkat koordinasi berbentuk benarperusahaan atau lembaga nirlaba harus memenuhi persyaratan berikut:
- berinteraksi dengan mitra dan klien dengan syarat yang menguntungkan;
- mendistribusikan secara rasional di antara staf jumlah pekerjaan yang terkait dengan pemecahan masalah produksi saat ini.
Berbagai model manajemen organisasi dan staf
Model manajemen struktur organisasi suatu perusahaan adalah seperangkat departemen yang melakukan sejumlah fungsi untuk persiapan, pengembangan, adopsi, dan implementasi keputusan perusahaan. Untuk memudahkan, sistem digambarkan secara grafis dalam bentuk diagram atau diagram yang menunjukkan komposisi, hubungan unit staf individu dan tingkat subordinasinya.
Beberapa model kepegawaian dibutuhkan dan akan dipraktikkan. Formasi mereka sesuai dengan prinsip-prinsip berikut:
- perangkat manajemen multifungsi perusahaan (dipahami bahwa setiap unit atau unit staf melakukan satu fungsi yang ditugaskan padanya);
- proses tampilan struktur organisasi (mengasumsikan implementasi proses tertentu oleh unit terpisah);
- bentuk matriks manajemen (mewakili mekanisme kompleks untuk pelaksanaan proyek oleh sekelompok karyawan dari berbagai departemen multifungsi).
Penerapan model lain, dibangun di atas prinsip "satu divisi - satu rekanan" (yang terakhir dapat berupa kontraktor, pemasok, kelompok klien, dll.), digunakan dalamkasus pasar terbatas.
Rahasia sukses dan relevansi struktur organisasi
Model multifungsi dan manajemen proses, modifikasinya, yang telah digunakan sejak awal abad terakhir, telah tersebar luas. Model struktur manajemen perusahaan seperti itu sering disebut birokrasi. Efektivitas sistem hierarki dijelaskan oleh faktor-faktor berikut:
- subordinasi, di mana pekerjaan semua unit yang lebih rendah dikendalikan dan diatur oleh struktur yang lebih tinggi;
- sesuai dengan kemampuan karyawan dari posisi yang mereka pegang, yaitu. peran hierarkis tertentu;
- pembagian tugas tenaga kerja menjadi spesialisasi tambahan;
- formalisasi kegiatan atau pengenalan standar, berkat pendekatan karyawan yang tidak ambigu terhadap pelaksanaan tugas yang diberikan dijamin;
- kinerja besar dan impersonal dari fungsi yang relevan oleh karyawan;
- pemilihan pekerja yang ketat sesuai dengan persyaratan kualifikasi yang ketat.
Organisasi staf perusahaan: contoh
Salah satu contoh struktur organisasi suatu perusahaan harus dipertimbangkan. Contoh klasik adalah perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang produksi produk. Inti dari perusahaan semacam itu adalah perangkat koordinasi multifungsi. Jika, sesuai dengan tabel kepegawaian, sekitar 100 karyawan secara resmi dipekerjakan di dalamnya, itu akan menjadi solusi yang tepat untuk menciptakanbeberapa divisi besar. Misalnya:
- Departemen Produksi;
- Departemen Keuangan;
- departemen penjualan.
Dengan demikian, masing-masing termasuk unit struktural lain yang lebih kecil, yang dipercayakan dengan pelaksanaan tugas-tugas tertentu. Sebagai aturan, departemen akuntansi dan departemen logistik dibentuk di luar korps organisasi dan kepegawaian. Jika perlu untuk memperluas pilihan atau memperbarui katalog untuk kenyamanan, perusahaan dapat untuk sementara beralih ke model manajemen matriks dengan membuat divisi baru dalam perusahaan untuk periode penyelesaian tugas.
Apakah perlu membuat tabel kepegawaian?
Terlepas dari kenyataan bahwa undang-undang Federasi Rusia tidak menetapkan kebutuhan yang ketat untuk menyetujui struktur organisasi dan kepegawaian perusahaan, persyaratan untuk meja kepegawaian di perusahaan ada dalam pasal 15 dan 57 Perburuhan Kode Federasi Rusia. Rujukan tidak langsung kepada pembuat undang-undang terkandung dalam persyaratan untuk mempekerjakan karyawan di posisi yang sesuai dengan daftar staf, dengan resep fungsi tenaga kerja dalam kontrak.
Dengan demikian, setiap institusi, perusahaan perdagangan atau manufaktur harus memasukkan dokumen tentang jumlah karyawan dan tarif untuk menghindari perselisihan tentang posisi yang dipegang oleh bawahan, ruang lingkup tugasnya. Juga tidak ada standar tunggal bentuk struktur organisasi dan kepegawaian, komposisi pegawai yang terpisahdivisi. Pada saat yang sama, informasi tentang perangkat koordinasi perusahaan diizinkan untuk tercermin dalam formulir T-3 yang disetujui oleh Komite Statistik Negara Federasi Rusia.
Tentang pengisian formulir kepegawaian
Ini bersifat universal dan cocok untuk kepegawaian, struktur organisasi mana pun. Untuk melengkapi dokumen, kolom berikut diisi:
- nomor registrasi dan tanggal penerbitan;
- periode di mana dokumen dianggap sah;
- nama lengkap dan kode satuan struktur;
- profesi dan jabatan karyawan;
- jumlah total posting dan tarif;
- gaji, ada tidaknya tunjangan.
Kolom “Disetujui”, tersedia dalam daftar staf, berisi data tentang urutan yang memungkinkan dokumen tersebut berlaku. Kode departemen struktural dan masing-masing unitnya ditugaskan di sini atau di muka. Mereka ditunjukkan dalam urutan hierarkis - dari manajemen hingga unit bawahan. Saat menentukan posisi, disarankan untuk mematuhi ketentuan OKZ - pengklasifikasi pekerjaan All-Rusia. Organisasi reguler perusahaan disetujui untuk periode tertentu, jika perlu, dapat diperpanjang atau diubah. Meskipun kewajiban untuk membuat dokumen ini tidak ditetapkan oleh tindakan hukum pengaturan, pada kenyataannya itu disetujui dalam 90% kasus. Selain itu, dalam kasus yang terisolasi, tabel kepegawaian dapat diminta oleh otoritas pengatur selama inspeksi dan audit.
