Manajemen perusahaan harus memahami bahwa manajemen mutu adalah proses yang kompleks dan bertujuan yang memengaruhi seluruh struktur perusahaan - mulai dari penunjukan hingga produksi dan penjualan produk jadi.
Meskipun demikian, fungsi efektif sistem manajemen mutu tidak mungkin terjadi tanpa adanya informasi yang objektif dan dapat diandalkan yang bersifat kuantitatif dan kualitatif. Tujuan utama menggunakan alat manajemen mutu dalam suatu perusahaan adalah untuk mengembangkan keterampilan praktis untuk analisis, memastikan kontrol atas tingkat produksi layanan dan produk.
Masalah apa yang perlu dipertimbangkan?
Untuk waktu yang lama, para ahli di bidang definisi kualitas mampu mengidentifikasi konsep dasar, yang meliputi:
- kualifikasi (Philip Crosby);
- kesesuaian kualitas barang dengan uang yang diberikan;
- akseptabilitas konsumen;
- kepuasan dengan persyaratan dan permintaan pembeli;
- kelaikan jalan (Juran);
- prinsip dimana konsumen kembali ke produsen,bukan produk atau jasa yang dihasilkan.
Definisi terakhir dianggap salah satu yang paling penting, karena terutama berfokus pada konsumen dan mencakup penciptaan produk atau layanan yang sepenuhnya dapat memenuhi harapan. Pembeli, setelah melakukan transaksi moneter dan menerima produk, harus benar-benar puas dan setelah beberapa waktu, kembali untuk melakukan pemesanan dan pembelian baru.
Ketergantungan kualitas suatu barang pada produksi
Bagaimana kualitas suatu barang dan kualitas produksinya? Untuk memahami ini, Anda harus menggunakan hubungan berikut:
- melakukan hal yang salah dengan benar itu baik;
- melakukan hal yang benar dengan benar itu baik;
- melakukan hal yang salah itu buruk;
- melakukan hal yang benar salah itu buruk.
Alat Berkualitas
Alat manajemen kualitas modern adalah sebagai berikut:
- teknik curah pendapat;
- diagram afinitas;
- diagram tautan;
- diagram pohon;
- bagan matriks;
- grafik panah;
- bagan jaringan;
- Gantt chart;
- bagan alir proses;
- matriks prioritas.
Semua alat yang dijelaskan untuk memantau proses produksi memiliki tujuan sebagai berikut:
- menguasai alat jaminan kualitas dasar dalam desain produk dan layanan pelanggan;
- pengembanganketerampilan praktis dalam menerapkan benchmarking dan metodologi QFD;
- studi terperinci tentang bagaimana menganalisis tingkat kualitas sebagai dasar pengambilan keputusan manajemen di bidang TQM;
- mendapatkan keterampilan untuk membuat sistem kendali mutu dengan metode statis pada intinya.
Tujuh Instrumen Populer
Ada juga tujuh alat manajemen kualitas yang tidak dapat dilakukan tanpa produksi:
- histogram;
- bagan Pareto;
- kartu kendali;
- scatterplot;
- stratifikasi;
- lembar kontrol;
- Diagram Ishikawa.
Apa matriks tujuan?
Para ahli merekomendasikan untuk mengikuti aturan berikut selama produksi: "Anda dapat menawar harga, tetapi tidak untuk kualitas." Karena alasan inilah kualitas produk yang dihasilkan harus tetap menjadi tujuan mendasar dari setiap pengusaha.
Ini harus ditetapkan pada tahap awal produksi produk, karena tidak mungkin untuk menyematkannya nanti. Kualitas harus direncanakan sejak tahap pertama pengembangan produk. Masalah kualitas ditangani dengan lebih baik melalui pembentukan sistem tindakan pencegahan yang efektif dan hemat biaya yang secara konsisten akan meningkatkan kualitas layanan dan produk.
Aturan penting lainnya yang perlu diingat selama produksi adalah aturan biaya sepuluh kali lipat. Secara empiris, terbukti bahwa penghapusan kekurangan produk pada tahappembuatan desain biaya rata-rata perusahaan sepuluh kali lebih murah daripada jika cacat tersebut diidentifikasi dalam proses produksi itu sendiri. Jika cacat signifikan telah diidentifikasi di tangan konsumen, maka harga penghapusannya meningkat sepuluh kali lipat, yaitu total dua puluh.
Alat baru dalam produksi
Sebagian besar alat kontrol kualitas yang dibahas sebelumnya dalam produksi digunakan untuk menganalisis indikator numerik, yang memenuhi persyaratan TQM: pengambilan keputusan didasarkan pada fakta.
Tetapi penting untuk diingat bahwa fakta tidak selalu numerik, jadi untuk siap membuat keputusan dalam bentuk apa pun, penting untuk memiliki setidaknya pemahaman minimal tentang ilmu perilaku, analisis operasional, teori optimasi dan statistik. Untuk melakukan ini, Persatuan Ilmuwan dan Insinyur Jepang, atas dasar ilmu yang dipertimbangkan, telah menciptakan seperangkat alat yang kuat dan efektif untuk kualitas kerja suatu perusahaan, yang sangat membantu memfasilitasi proses manajemen mutu di suatu perusahaan..
Meskipun alat kontrol kualitas sering dianggap baru, perusahaan yang berbeda telah menggunakannya pada interval waktu yang berbeda. Mereka efektif dalam menangani masalah yang muncul selama desain produk, tidak seperti alat lain yang hanya berguna pada saat produksi.
Asisten ini paling cocok untuk meningkatkan kualitas produksi dengan membuatproduk atau layanan. Alat manajemen kualitas baru meliputi:
- diagram afinitas;
- diagram tautan;
- diagram pohon;
- bagan matriks;
- grafik panah;
- diagram proses implementasi program;
- matriks prioritas.
Penting untuk diingat bahwa setiap alat yang dijelaskan saling berhubungan erat dan tidak dapat dipisahkan selama produksi.
Bagaimana caranya?
Pengumpulan informasi untuk alat berkualitas paling sering dilakukan pada saat brainstorming. Brainstorming digunakan untuk mengembangkan dalam kelompok jumlah maksimum ide-ide baru dan berbeda tentang masalah tertentu dalam waktu singkat.
Ini dilakukan dengan beberapa cara:
- Dipesan - setiap karyawan perusahaan, dalam urutan berikutnya, mengajukan ide yang menarik, yang menurutnya paling berhasil dalam situasi tertentu untuk proyek tersebut. Ini adalah bagaimana Anda dapat mendorong bahkan orang yang paling pendiam untuk berkomunikasi, tetapi dalam hal ini penting untuk diingat tentang unsur-unsur tekanan, yang terkadang dapat sangat mengganggu.
- Terganggu - anggota organisasi tidak membagikan ide mereka pada waktu tertentu, tetapi sebagai sesuatu yang terlintas dalam pikiran. Tetapi dengan cara ini, suasana berisiko tinggi tercipta dan ada bahaya bahwa perhatian hanya akan diberikan pada ide-ide orang-orang yang, pada dasarnya, banyak bicara.
Bagaimana seharusnya seorang pemimpin berperilaku?
Dalam kedua cara, aturanBrainstorming hampir sama. Penyelenggara organisasi sebaiknya berperilaku dengan mengikuti pola berikut.
- Jangan pernah mengkritik ide yang datang dari karyawan - disarankan untuk mempertimbangkannya masing-masing, menuliskannya di papan tulis atau lembar terpisah. Jika pemikiran peserta tersampaikan dengan jelas dan tertulis di papan tulis, maka semua orang dapat memahaminya dan, berdasarkan itu, bahkan menciptakan ide-ide baru.
- Semua orang harus menyetujui masalah yang akan diangkat pada saat brainstorming.
- Disarankan untuk menuliskan ide-ide yang diusulkan pada selembar kertas atau papan, kata demi kata, tanpa mengubahnya.
- Brainstorming harus dilakukan dengan cepat, yang terbaik adalah menghabiskan 15-45 menit untuk ini, tetapi tidak lebih.
Diagram afinitas
Diagram afinitas adalah salah satu dari 7 alat manajemen kualitas tipe statistik. Ini membantu untuk mengidentifikasi pelanggaran utama menggunakan data verbal. Terkadang diagram seperti itu disebut metode KJ (untuk menghormati pendirinya, ilmuwan Jepang Jiro Kawakita).
Diagram afinitas dibangun ketika, setelah brainstorming, penyelenggara menerima terlalu banyak ide, informasi, dan sudut pandang baru dan menarik yang perlu dikelompokkan menjadi satu untuk menentukan hubungannya. Metode analisis ini paling sering digunakan untuk mengkorelasikan secara kreatif semua ide yang diungkapkan oleh anggota organisasi. Membangun diagram afinitas,biasanya mengikuti cara berikut.
- Subjek atau topik diidentifikasi, yang akan menjadi dasar untuk mengumpulkan informasi yang berguna.
- Pengumpulan informasi yang akan diungkapkan oleh karyawan perusahaan selama brainstorming. Sangat penting untuk mengumpulkan ide-ide dalam urutan acak. Setiap pesan harus dimasukkan pada kartu oleh peserta terpisah.
- Setelah itu, Anda perlu memastikan bahwa semua data terkait dikelompokkan ke arah level yang berbeda.
Untuk melakukan ini, temukan kartu yang tampaknya tidak terlalu berhubungan satu sama lain, satukan. Kemudian lipat lagi. Pekerjaan berakhir pada saat semua informasi diletakkan di rak, jelas dan dapat dimengerti. Hal ini memungkinkan untuk memperoleh kelompok data terkait di mana fokus tertentu berada. Fokus seperti itu harus menyatukan afinitas setiap kelompok data. Ini dapat dilakukan dengan cara lain, dengan memilih satu kartu dan menjadikannya yang utama, atau dengan membuat arah baru.
Manipulasi yang dijelaskan dapat diulang, tetapi dengan ringkasan arah utama, sehingga menciptakan hierarki nyata. Analisis dianggap selesai ketika semua data yang diterima dikelompokkan menurut jumlah arah utama.
Membuat diagram tautan
Peta pikiran adalah alat dan metode manajemen mutu yang membantu menentukan hubungan logis antara gagasan utama dan sekunder, memecahkan masalah dengan data yang berbeda. Dasar untuk membangun diagram adalah prinsip yang sama dengan diagram afinitas. Ke pusatgagasan utama, masalah atau pertanyaan diajukan, dan kemudian disisihkan tautan tambahan yang menghubungkan faktor individu yang secara langsung atau tidak langsung terkait dengan pertanyaan yang diajukan.
Diagram tautan dapat dengan mudah dibuat ulang berdasarkan ide-ide yang diperhitungkan selama pembuatan diagram afinitas. Pada saat yang sama, penting untuk mencari tautan yang dapat memberikan hasil penting. Peta pikiran adalah alat logika yang paling kuat dibandingkan dengan diagram afinitas yang lebih kreatif.
Kapan peta pikiran berguna?
- ketika masalah yang dihadapi begitu kompleks sehingga hubungan antara ide-ide yang diajukan tidak dapat ditentukan melalui diskusi sederhana;
- ketika urutan waktu di mana langkah-langkah yang diambil sangat penting;
- ketika ada kecurigaan bahwa masalah yang diangkat dalam pertanyaan adalah gejala dari masalah yang lebih kompleks dan tidak tersentuh.
Seperti dalam kasus diagram afinitas, prosedur untuk membuat tabel harus dilakukan dalam grup tertentu. Dalam hal ini, hal yang paling penting untuk diperhatikan adalah subjek yang diselidiki harus ditentukan terlebih dahulu.
Diagram pohon dan prinsip konstruksinya
Diagram pohon (sistematis) adalah alat dan metode manajemen mutu yang membantu menentukan metode penyelesaian masalah yang diangkat, gagasan sentral, dan juga untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda dalam tingkat kerumitan yang berbeda. Diagram pohondapat dilihat sebagai perpanjangan dari diagram tautan. Itu dibuat berdasarkan struktur pohon multi-tahap, yang elemen-elemennya merupakan cara dan metode yang berbeda untuk menyelesaikan masalah yang muncul.
Diagram pohon sebagai alat manajemen dan kontrol kualitas dianggap paling efektif dan berguna untuk proses produksi. Proses mereproduksi diagram mirip dengan proses membangun diagram afinitas, tetapi dalam hal ini penting untuk diingat bahwa subjek yang diperiksa harus ditentukan sebelumnya dan dikenali.
Diagram pohon adalah alat manajemen kualitas utama yang digunakan dalam kasus berikut:
- ketika tim penyelenggara tidak sepenuhnya memahami keinginan konsumen mengenai produk tertentu;
- ketika Anda perlu meneliti semua bagian yang entah bagaimana memengaruhi masalah;
- ketika tujuan jangka pendek perlu dicapai sebelum hasil pekerjaan, bahkan pada saat desain produk atau persiapan proyek.
Sebagai contoh, kita dapat menyebutkan tujuan membuat kursus bahasa Inggris. Paling sering, tujuan utamanya adalah untuk memberikan pengetahuan mendalam tentang subjek. Namun, setiap orang yang akan mulai belajar bahasa memiliki makna tersendiri dengan pengetahuan yang mendalam. Beberapa membutuhkan latihan berbicara, beberapa membutuhkan aturan tata bahasa, beberapa ingin meningkatkan pengucapan mereka.
Untuk alasan inilah diagram pohon dibuat saat membuat kursus, yang membantu untuk dipraktikkantingkatkan semua persyaratan yang diajukan dalam urutan acak. Berdasarkan diagram tersebut, program yang paling efektif untuk mengajar anak sekolah dan siswa sedang dikembangkan.
Bagan matriks
Matrix chart adalah alat manajemen dan kontrol kualitas yang membantu menciptakan kembali hubungan antara ide utama dan masalah, data berbeda yang diperoleh selama diskusi. Penggunaan alat manajemen mutu penting untuk mengatur aliran besar informasi yang masuk dan menggambarkan hubungan antara elemen yang berbeda melalui grafik.
Tujuan utama diagram adalah untuk menggambarkan kontur hubungan dan korelasi antara fungsi, tugas, dan karakteristik, diikuti dengan menyoroti tingkat kepentingannya.
