Konvensi Den Haag 5 Oktober 1961 sangat menyederhanakan aliran dokumen internasional. Setelah ratifikasi kesepakatan tercapai, negara-negara yang tergabung dalam konvensi berjanji untuk mengakui dokumen-dokumen yang dibuat di wilayah negara-negara lain yang juga menandatanganinya, tanpa prosedur tambahan dan panjang. Ini menghasilkan penghematan waktu dan finansial yang signifikan. Mari kita lihat lebih dekat apa isi perjanjian ini dan cari tahu siapa saja negara-negara peserta Konvensi Den Haag 1961.
Alasan memanggil konvensi
Tapi pertama-tama, mari kita definisikan apa sebenarnya yang membuat komunitas internasional berpikir tentang perlunya menyederhanakan aliran dokumen antarnegara.
Sebelum tahun 1961, aliran dokumen antar negara tidak nyaman. Agar dapat diakui di negara bagian lain, perlu melalui prosedur tambahan multi-tahap legalisasi konsuler. Tergantung pada negara tertentu, bahkan bisa memakan waktu beberapa bulan. Kebetulan juga selama ini dokumen tersebut sudah kehilangan relevansinya.
Itu harus diaktakan, diterjemahkan ke dalam bahasa yang diinginkan. DanTanda tangan penerjemah juga membutuhkan notaris. Setelah itu, diperlukan sertifikat dari Kementerian Kehakiman dan Departemen Konsuler Kementerian Luar Negeri negara pengirim dokumen. Pada akhirnya, korespondensi perlu dilegalisir di kedutaan negara tempat surat itu dikirim.
Selain itu, kebutuhan untuk terus-menerus melegalkan sejumlah besar kertas memperlambat pekerjaan departemen dan konsulat di bidang kegiatan lain, memerlukan alokasi staf tambahan, yang menyebabkan biaya material.
Isi perjanjian
Apa inti dari kesepakatan yang ditandatangani oleh negara-negara anggota Konvensi Den Haag 1961? Mari kita atasi masalah ini.
Perjanjian tersebut menyatakan bahwa semua negara yang bergabung dengan mereka mengakui dokumen resmi yang dikeluarkan di wilayah negara lain yang berpartisipasi dalam perjanjian sebagai sah tanpa legalisasi konsuler khusus.
Satu-satunya batasan adalah bahwa dokumentasi ini, untuk mengkonfirmasi keaslian tanda tangan dan otoritas penandatangan, harus disertifikasi oleh apostille.
Apa itu apostille?
Apa yang dimaksud Konvensi Den Haag dengan tindakan ini? Apostille adalah stempel persegi khusus yang berisi detail tertentu dari pola yang ditetapkan.
Stempel ini wajib, terlepas dari negara pengisian dan negara tempat dokumen akan diberikan, di bagian atas harus ada nama diPrancis "Apostille (Konvensi Den Haag 5 Oktober 1961)". Di antara perincian wajib yang seharusnya ada pada apostille, berikut ini dapat disebutkan:
- nama negara yang mengeluarkan apostille;
- nama orang yang menandatangani dokumen;
- posisinya;
- nama institusi asal dokumentasi;
- penyelesaian tempat sertifikat diadakan;
- Tanggal ID;
- nama instansi pemerintah yang mengesahkan dokumentasi;
- Nomor seri Apostille;
- stempel institusi yang mengesahkan dokumentasi;
- tanda tangan pejabat yang melakukan sertifikasi.
Selain itu, Konvensi Den Haag telah menetapkan bahwa ukuran standar Apostille harus minimal 9 x 9 cm. Dalam praktiknya, Apostille tidak selalu berbentuk persegi, seperti yang dinyatakan sebelumnya dalam perjanjian. Misalnya, di Rusia sering memiliki bentuk stempel persegi panjang. Dalam kebanyakan kasus, pihak penerima tidak menemukan kesalahan dengan bentuk standar apostille, tetapi ada preseden ketika menolak untuk menerima dokumentasi tersebut.
Nuansa menggunakan apostille
Bahasa apostille dapat berupa salah satu bahasa resmi konvensi (Prancis atau Inggris), atau bahasa negara yang mengeluarkannya. Dalam sebagian besar kasus, bilingualisme digunakan, yaitu bahasa negara yang mengeluarkan apostille dan salah satu bahasa resmi konvensi.
Apostille dapat ditempelkan langsung pada dokumen bersertifikat, dan pada selembar kertas terpisah yang dilampirkan padanya.
Saat ini, sejumlah negara bagian juga sedang mengembangkan isu penggunaan Apostilles elektronik. Isu ini menjadi sangat relevan sehubungan dengan semakin maraknya pengelolaan dokumen elektronik. Secara khusus, negara-negara ini termasuk Amerika Serikat, Australia, Andorra, Ukraina, Selandia Baru, dan negara bagian lainnya.
Di mana apostille ditempatkan?
Mari kita cari tahu di dokumen spesifik mana negara-negara peserta Konvensi Den Haag 1961 membubuhkan apostille.
Daftar dokumen ini mencakup korespondensi dari lembaga pemerintah atau organisasi lain yang tunduk pada yurisdiksi negara tertentu, akta notaris, dokumen administrasi, serta berbagai catatan resmi dan visa yang mengonfirmasi tanggal. Juga, setiap tanda tangan dari dokumen yang belum disahkan oleh notaris disertifikasi dengan apostille.
Pengecualian terhadap Konvensi Den Haag
Pada saat yang sama, ada sejumlah kondisi di mana aliran dokumen antar negara yang berbeda bahkan tidak memerlukan apostille, seperti yang disyaratkan oleh Konvensi Den Haag.
Pertama, aliran dokumen dalam bentuk yang lebih sederhana dilakukan jika ada kesepakatan bilateral antar negara tentang penerimaan dokumen tanpa formalitas tambahan. Dalam hal ini, bahkan jika kedua negara adalah pihak dalam Konvensi Den Haag, apostille tidak diperlukan untuk mengkonfirmasi keaslian dokumen. Cukup untuk diterapkanterjemahan dokumen yang diaktakan. Misalnya, Austria dan Jerman, serta banyak negara lain, memiliki perjanjian serupa di antara mereka sendiri. Tapi ini justru perjanjian bilateral antar negara, dan bukan konvensi terpisah untuk beberapa negara.
Anda juga tidak perlu memasang apostille jika organisasi asing tempat Anda mengirim dokumen tidak memerlukan sertifikasi khusus.
Tidak memerlukan sertifikasi apostille untuk dokumen yang datang langsung dari kantor diplomatik dan konsuler.
Pengecualian terakhir adalah surat-surat yang berkaitan dengan operasi kepabeanan atau yang bersifat komersial. Tetapi ketika memisahkan kegiatan komersial dari non-komersial, masalah dapat muncul, karena tidak ada perbedaan yang jelas. Misalnya, banyak dokumen perbankan yang dapat diklasifikasikan sebagai transaksi komersial tetap disertifikasi oleh apostille.
Menandatangani konvensi
Persyaratan konvensi dinegosiasikan pada Konferensi Hukum Perdata Internasional di Den Haag pada tahun 1961.
Konferensi ini telah diadakan di kota Belanda sejak tahun 1893. Tujuan dari negara-negara yang berpartisipasi di dalamnya adalah untuk menyatukan hukum internasional swasta (PIL), untuk menyingkirkan formalisme dan birokrasi yang tidak perlu. Pada tahun 1955, Konferensi telah menjadi organisasi yang lengkap dengan negara-negara anggota.
Pada tahun-tahun yang berbeda, selama Konferensi PIL, konvensi ditandatangani tentang prosedur perdata, tentang akses ke keadilan, tentang hukum dalam pelaksanaan penjualan barang danbanyak lainnya. Pada salah satu pertemuan tahun 1961, Konvensi Pengesahan Dokumen Asing ditandatangani.
Negara Pihak pada Konvensi
Partisipasi dalam pengembangan Konvensi dilakukan oleh semua negara yang pada tahun 1961 menjadi anggota Konferensi PIL. Mari kita cari tahu siapa saja negara-negara peserta Konvensi Den Haag 1961. Ini akan memungkinkan kami untuk mengidentifikasi tulang punggung negara bagian yang terutama terlibat dalam penghapusan pembatasan legalisasi dokumen.
Negara-negara ini meliputi: Swedia, Spanyol, Inggris Raya, Yunani, Norwegia, Belanda, Denmark, Belgia, Austria, Irlandia, Turki, Finlandia, Jerman. Luksemburg, Swiss, Italia, Jepang, Mesir, dan Portugal. Argentina, Brasil, India, Uni Soviet, Amerika Serikat, Cina, dan banyak negara besar lainnya di dunia bukan anggota Konferensi PIL, dan karenanya tidak berpartisipasi dalam pengembangan perjanjian.
Negara pertama yang bergabung dengan Konvensi
Pada saat yang sama, perlu dicatat bahwa perkembangan perjanjian tentang penggunaan apostille belum berarti berlakunya secara otomatis ketentuan ini di wilayah negara-negara peserta. Tidak, mereka semua juga harus memutuskan aksesi dan meratifikasinya, sesuai dengan hukum domestik. Pada saat yang sama, negara-negara yang tidak berpartisipasi dalam perkembangannya juga dapat bergabung dengan Konvensi.
Negara-negara pertama yang wilayahnya berlaku Konvensi ini adalah Inggris Raya, Prancis, Belanda, dan Hong Kong. Ini terjadi hanya empat tahun setelah penandatangananperjanjian, pada tahun 1965. Jerman, Botswana, Barbados dan Lesotho bergabung pada tahun berikutnya. Setahun kemudian - Malawi, dan pada tahun 1968 - Austria, M alta, Mauritius dan Swaziland.
Penambahan lebih lanjut
Dalam dua dekade berikutnya, negara-negara berikut bergabung dalam perjanjian: Tonga, Jepang, Fiji, Liechtenstein, Hongaria, Belgia, Swiss, Portugal, Argentina, Makau, Siprus, Bahama, Suriname, Italia, Israel, Spanyol, Republik Dominika, Seychelles, Luksemburg, Saint Vincent dan Grenadines, Vanuatu, AS. Masuknya yang terakhir dari negara-negara ini sangat penting. Pada akhir periode di atas, Antigua dan Barbuda, Norwegia, Yunani, Turki, Finlandia, Brunei bergabung dalam Konvensi.
Pada tahun 1991, jumlah negara peserta diisi kembali dengan Slovenia, Panama, Makedonia, Uni Soviet, dan Kroasia. Pada tahun 1992, Rusia bergabung dengan perjanjian itu sebagai penerus sah dari Uni Soviet yang runtuh. Prancis secara khusus menyambut baik acara ini. Mulai sekarang, Anda dapat menerapkan apostille di negara kita.
Selain itu, pada tahun yang sama, Bosnia dan Herzegovina, Serbia, Belarusia, dan Kepulauan Marshall menjadi pihak dalam perjanjian tersebut. Pada tahun 1993, hanya satu negara, Belize, yang bergabung dengan perjanjian itu. Tetapi tahun berikutnya, Konvensi diratifikasi oleh dua negara sekaligus - Saint Kitts dan Nevis, dan kemudian Armenia. Negara-negara ini segera menerima hak untuk menggunakan Apostille secara bebas di hampir semua negara perjanjian, termasuk Rusia dan Amerika Serikat. Australia dan Meksiko menjadi anggota Konvensi pada tahun berikutnya. Tak ayal, masuknya negara-negara besar tersebut semakin menguatkan posisi komunitas ini. Pada tahun 1995 jugaAfrika Selatan dan San Marino bergabung dalam perjanjian tersebut.
Selama 15 tahun terakhir, Konvensi juga telah diratifikasi oleh Latvia, Liberia, El Salvador, Andorra, Lithuania, Niue, Irlandia, Republik Ceko, Venezuela, Swedia, Samoa, Trinidad dan Tobago, Kolombia, Kazakhstan, Namibia, Rumania, Bulgaria. Estonia, Selandia Baru, Slovakia, Grenada, Saint Lucia, Monako, Ukraina, Albania, Islandia, Honduras, Azerbaijan, Ekuador, Kepulauan Cook, India, Polandia, Montenegro, Denmark, Moldova, Georgia, Sao Tome and Principe, Republik Dominika, Mongolia, Tanjung Verde, Peru, Kirgistan, Kosta Rika, Oman, Uzbekistan, Uruguay, Nikaragua, Bahrain, Paraguay, Burundi. Kosovo, Brasil, Maroko, dan Chili adalah yang paling baru bergabung di tahun 2016.
Masalah pengenalan
Tapi tetap saja, tidak semua negara yang berpartisipasi dalam Konvensi Den Haag 1961 mengakui apostilles anggota lain. Alasan untuk ini bisa teknis atau formal, dan politis. Misalnya, banyak negara di dunia tidak mengakui Kosovo sebagai sebuah negara. Untuk alasan ini, apostille negara ini tidak diakui oleh Ukraina, Serbia, Belarusia, Rusia. Prancis, sebaliknya, mengakui Apostilles dari semua Negara Anggota.
Untuk alasan teknis, apostille Ukraina tidak diakui oleh Yunani sampai tahun 2012.
Makna Konvensi Den Haag
Sulit untuk melebih-lebihkan pentingnya Konvensi Den Haag. Setelah diadopsi, aliran dokumen antar negara menjadi lebih mudah. Setiap tahun semakin banyak negara bergabung dengan Konvensi: Republik Afrika Selatan, Venezuela, Kosovo, Chili…
Setelah Konvensi diadopsi, negara-negara yang telah meratifikasinya tidak perlu melalui prosedur yang panjang dan merepotkan untuk legalisasi dokumen. Oleh karena itu, bahkan negara pulau kecil seperti Kepulauan Marshall, Antigua dan Barbuda dan Tanjung Verde menandatangani perjanjian tersebut.
