Setiap proses, perusahaan apa pun, dan organisasi apa pun mengatasi berbagai tahap dalam pekerjaan, hasil akhirnya, dengan satu atau lain cara, adalah untuk mencapai tujuan utama. Dalam keinginan mereka untuk mencapai prioritas utama mereka, yang pada awalnya merupakan hak prerogatif seluruh kompleks (produksi, perdagangan, pendidikan, logistik, dll.), Manajer mencari opsi yang paling menjanjikan dan prioritas untuk mengimplementasikan tugas mereka. Sistem manajemen yang ada cepat atau lambat kehilangan tingkat kualifikasinya dengan latar belakang perkembangan baru, implementasi baru, perubahan inovatif dalam pengembangan industri tertentu. Itulah sebabnya para kepala perusahaan dan organisasi sangat menyadari pentingnya dan pentingnya kebutuhan untuk mengikuti perkembangan zaman dan mengikuti kekhususan proses pengembangan dan peningkatan yang terus-menerus dari segmen tertentu.kegiatan. Baik itu perdagangan, produksi, industri, pendidikan, logistik - dalam hal apa pun, cepat atau lambat, perlu menggunakan pengoptimalan organisasi atau teknologi dari proses manajemen di perusahaan tertentu.
Konsep
Optimasi setiap proses adalah seperangkat metode dan cara yang efektif untuk meningkatkan aliran proses ini untuk mendapatkan hasil yang lebih cepat, lebih optimal, dan lebih baik. Artinya, optimasi adalah konsep yang berarti peningkatan efisiensi, sinonim dari kata "perbaikan". Untuk memperjelas arti dari definisi ini, perlu untuk melacak fitur optimasi pada contoh tertentu.
Katakanlah bahwa karyawan departemen pabrik garmen bekerja bersama di lokasi mereka, pergi bergiliran enam hari seminggu dan bekerja sembilan jam. Produktivitas kerja mereka terasa menurun di sore hari dan kinerja mereka menjadi kurang produktif menjelang akhir minggu, ketika kemampuan fisik pekerja mengering. Dengan demikian, volume pekerjaan yang dilakukan oleh mereka menurun, kualitas kinerjanya memburuk, akibatnya permintaan akan produk manufaktur turun, dan setelah itu, tingkat pendapatan keseluruhan pabrik garmen. Manajer yang berpikiran rasional yang secara langsung mengawasi karyawan ini, setelah melihat tren negatif seperti itu, harus segera mengambil tindakan untuk mengoptimalkan proses produksi. Untuk melakukan ini, ia perlu menyusun rencana untuk meningkatkan efisiensi kerja di lokasi produksi ini dan memastikan untuk mempertimbangkan semua nuansa yang menyertai proses tersebut. Kemisalnya, perlu untuk menghitung berapa biaya perusahaan jika orang ketiga diambil untuk membantu para pekerja atau jika anak perempuan ditawari untuk bekerja dalam shift dengan peningkatan jam kerja siang hari dan penurunan jumlah jam kerja. keluar per bulan. Jadi, menempatkan orang ketiga di asisten penjahit, akan dimungkinkan untuk mencapai peningkatan kecepatan dan volume pekerjaan yang dilakukan oleh sepertiga. Dan jika Anda menghemat upah karyawan ketiga dan membawa dua gadis keluar secara bergiliran setiap hari, selama akhir pekan mereka akan memiliki kesempatan untuk mendapatkan kekuatan dan bekerja lebih keras dan lebih cepat pada hari kerja.
Dan begitu juga di setiap segmen industri - masalah yang muncul dalam proses berfungsinya perusahaan mana pun memerlukan penghapusan wajib mereka dengan menyusun rencana tindakan khusus yang bertujuan untuk mengoptimalkan alur kerja secara keseluruhan.
Tujuan dan sasaran
Seperti prosedur yang diterapkan oleh manajemen suatu perusahaan atau organisasi dalam kegiatan langsung mereka (baik itu lembaga anggaran pendidikan, perusahaan perdagangan komersial atau kompleks industri), program untuk meningkatkan kapasitas produksi adalah tentu ditujukan untuk mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Optimalisasi proses di perusahaan dari bidang kegiatan sektor apa pun ditandai dengan poin-poin utama:
- meningkatkan produktivitas perusahaan;
- meningkatkan kualitas layanan bagi calon pelanggan dan pengunjung;
- meningkatkan daya saing pasarlayanan yang diberikan;
- modernisasi proses fundamental dari siklus produksi;
- meningkatkan profitabilitas perusahaan;
- penilaian rasio tenaga kerja dan sumber daya fisik yang ada dengan biaya pemeliharaannya;
- ekspansi bisnis (jika perlu).
Tentu saja, tujuan utama dan wajib dari setiap perusahaan yang beroperasi secara komersial akan menghasilkan keuntungan. Oleh karena itu, tugas dan tujuan optimalisasi proses pengelolaan kegiatan usaha perdagangan akan diarahkan secara eksklusif pada peningkatan efisiensi kapasitas produksi dan peningkatan penjualan.
Jika berbicara tentang struktur anggaran, di sini penekanannya adalah pada peningkatan kualitas kerja karyawan di dalam organisasi itu sendiri. Misalnya, optimalisasi proses pendidikan atau optimalisasi kompleks pendidikan (prasekolah, sekolah, universitas) secara keseluruhan harus ditujukan untuk meningkatkan metode pengajaran, hanya menarik spesialis dan guru yang berkualifikasi tinggi, mengubah struktur kurikulum sekolah. spesifik pengajaran untuk memaksimalkan pengembalian siswa. Di sini maksudnya agar proses belajar menjadi lebih mudah, sederhana, lebih jelas bagi siswa, tetapi pada saat yang sama, faktor efisiensi harus tetap pada level yang sama atau bahkan meningkat.
Metode
Tak perlu dikatakan bahwa untuk mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan, pertama-tama perlu untuk mengembangkan serangkaian kegiatan yang relevan yangakan langsung berkontribusi untuk mendapatkan hasil yang diinginkan pada akhirnya. Untuk ini, metode yang tepat untuk mengoptimalkan proses pada tingkat yang berbeda sedang dikembangkan. Dengan kata lain, untuk mencapai apa yang Anda inginkan, Anda perlu memikirkan cara agar keinginan tersebut dapat diperoleh.
Tentu saja, tergantung pada arah kegiatan perusahaan atau organisasi tertentu, metode untuk mengoptimalkan proses kerja di setiap perusahaan berbeda. Namun secara umum, berbagai cara untuk meningkatkan efisiensi dalam berfungsinya perusahaan dari struktur industri yang berbeda masih ditujukan pada bidang prioritas yang sama dalam pengembangan.
- Metode Pengecualian - menyediakan penghapusan faktor-faktor eksternal dan internal reproduksi yang bertindak sebagai hambatan dan hambatan dan mencegah perusahaan meningkatkan profitabilitasnya.
- Metode penyederhanaan - melibatkan pengurangan tingkat kerumitan dalam struktur proses produksi (penjualan, pendidikan, logistik) dengan membagi jumlah pekerjaan utama ke dalam segmen dan bagian yang terpisah.
- Metode standarisasi - ditandai dengan pengenalan program baru, teknologi inovatif, teknik, produk, komponen, dan tahapan yang berbeda secara mendasar dalam mempromosikan alur kerja.
- Metode pengurangan karena kebutuhan untuk mengurangi produksi, sumber daya, tenaga kerja, cadangan, biaya keuangan.
- Metode percepatan - menyediakan kebutuhan untuk mengurangi kerugian waktu, serta pengenalan paralelteknik, simulasi, desain sampel cepat, dan otomatisasi alur kerja.
- Metode perubahan - area yang paling gagal yang memperlambat proses produksi harus diganti dengan yang baru, efektif dan efisien. Bahan berkualitas buruk harus diganti dengan produk yang baik, teknik yang tidak efektif harus diganti dengan peralatan operasional yang efektif, dll.
- Metode interaksi - semua pekerjaan di perusahaan harus dilakukan dalam tim yang terkoordinasi dengan baik yang disatukan oleh satu tujuan dan ide. Interaksi karyawan di berbagai tingkat subordinasi hierarkis dan kerja produktif bersama akan membantu mewujudkan tujuan dan sasaran yang ditetapkan untuk staf secara keseluruhan.
Untuk memahami bagaimana Anda dapat mencapai optimalisasi sistem dan proses di area aktivitas yang paling diprioritaskan, Anda perlu memikirkan masing-masing secara lebih rinci.
Dalam kendali
Pengambilan keputusan adalah komponen paling penting dari kompleks manajemen di perusahaan mana pun, baik itu manufaktur, perdagangan, atau anggaran. Setiap optimasi proses dalam organisasi entah bagaimana melibatkan keterlibatan faktor manusia. Bagaimana proses kerja akan dibangun, dan bagaimana sumber daya manusia akan berinteraksi dalam proses ini, menentukan produktivitas perusahaan secara keseluruhan. Manajemen yang dirancang dengan baik dan kemampuan untuk menerapkan metode fungsi yang efektif dalam proses manajemen secara keseluruhan tidak hanya akan mengoptimalkanstruktur hubungan antar karyawan, tetapi juga untuk meningkatkan profitabilitas perusahaan secara keseluruhan.
Jadi, metode apa yang dapat digunakan untuk mencapai produktivitas manajemen sebagai alat utama untuk mengelola perusahaan?
- Memastikan kemudahan pengelolaan - semakin sederhana struktur interaksi dan subordinasi hierarkis dari beberapa karyawan ke karyawan lain terbentuk, semakin cepat dan lebih bermanfaat semua proses akan berjalan secara keseluruhan.
- Pengenalan proposal baru untuk meningkatkan indikator kualitas produk manufaktur dalam sistem manajemen yang ada.
- Bantuan dalam mengurangi indikator seperti ketergantungan perusahaan pada komponen manusia - yang berarti transisi ke sistem tenaga kerja otomatis.
- Pembentukan kontrol wajib atas hasil perusahaan, serta analisis profitabilitas selanjutnya, berdasarkan penilaian faktor-faktor tertentu.
- Meminimalkan biaya dan pengeluaran di segmen yang paling rasional.
- Pembagian tanggung jawab dan wewenang yang terencana dan logis antara departemen fungsional perusahaan.
- Melakukan pemeriksaan total untuk pengulangan tugas yang sama yang dilakukan oleh departemen yang berbeda untuk menghindari distribusi waktu kerja dan tanggung jawab fungsional yang tidak rasional.
Apa tujuan utama dari optimalisasi proses manajemen? Fakta bahwa rencana aksi untuk pengenalan metode produktif danpenghapusan kegiatan yang tidak efisien memungkinkan Anda untuk mengurangi biaya perusahaan secara keseluruhan, tanpa mengurangi kepentingan karyawan.
Dalam produksi
Aturan dasar dari perusahaan yang menguntungkan dan produksi yang efisien adalah meningkatkan selisih antara biaya pembuatan suatu produk dan harga jualnya. Artinya, jika kita berbicara secara khusus tentang perusahaan manufaktur, maka inti dari pekerjaan di sini adalah untuk memastikan bahwa harga produk akhir membenarkan biaya yang terkait dengan produksinya. Dan semakin besar perbedaan antara biaya dan biaya, produksi yang lebih menguntungkan dan produktif dianggap (tentu saja, dalam kasus ketika harga satu unit produk jadi lebih tinggi dari biaya yang diperlukan untuk memproduksinya).
Bagaimana cara mengoptimalkan proses produksi? Metode apa yang digunakan untuk meningkatkan efektivitasnya?
- Restrukturisasi sistem akuntansi biaya merupakan komponen fundamental dan utama dari proses optimasi. Hanya pendekatan yang kompeten dan benar untuk pelatihan ulang dan redistribusi biaya yang dapat membawa produksi ke tingkat yang baru.
- Perhitungan dan analisis biaya produksi saat ini - kita berbicara tentang perhitungan biaya bahan baku, upah karyawan perusahaan, pembayaran layanan utilitas, penyusutan peralatan, dll.
- Mengubah siklus produksi - mengidentifikasi momen kritis dalam siklus produksi dan menghilangkan faktor-faktor yang menghambat proses.
- Modernisasiperalatan - penggantian peralatan kerja lama yang disusutkan penuh dengan peralatan teknis baru akan memungkinkan peningkatan efisiensi produksi beberapa kali lipat.
- Peningkatan kapasitas produksi - perluasan produksi berfungsi sebagai dasar untuk meningkatkan profitabilitas perusahaan berdasarkan perolehan peluang baru.
- Otomasi alur kerja - Dengan mengurangi biaya membayar upah untuk staf tambahan yang dipekerjakan, manajemen pabrik memiliki peluang untuk menghemat sejumlah besar uang.
- Identifikasi daftar optimal bahan baku yang dibeli - analisis stok yang benar-benar diperlukan, yang diperoleh oleh perusahaan untuk produksi produk jadi, membantu mengidentifikasi secara eksklusif area prioritas (batch terlaris) dan fokus pada mereka.
- Minimisasi limbah - untuk mengoptimalkan biaya, perlu menggunakan bahan yang dapat didaur ulang, menggunakan fasilitas daur ulang, tidak membuang limbah yang cukup layak untuk didaur ulang dan digunakan kembali.
- Pembangunan gardu listrik mereka sendiri - perusahaan besar menghabiskan banyak uang untuk memasok listrik ke bengkel. Membangun pembangkit listrik distribusi kami sendiri akan memungkinkan pengurangan biaya ini seminimal mungkin. Namun, perlu dicatat bahwa peluang tersebut hanya melekat pada produsen besar.
Dalam perdagangan
Perusahaan perdagangan, serta perusahaan manufaktur, berusaha keras untuk meningkatkanefisiensi untuk menarik investasi besar dan meningkatkan laba bersih dari penjualan. Optimalisasi bisnis komersial diwujudkan terutama dalam langkah-langkah metodologis berikut:
- organisasi perencanaan yang benar;
- peramalan dan riset pasar;
- menempati ceruk yang tepat di pasar barang dan jasa;
- mengidentifikasi kebutuhan calon pembeli;
- mengganti pemasok yang tidak menguntungkan dengan pemasok prioritas lebih tinggi;
- beli barang-barang khusus pengembalian uang;
- stimulasi permintaan tambahan (iklan);
- perluasan rangkaian produk (sangat rasional);
- harga benar;
- meningkatkan pemasaran dan penjualan produk.
Perusahaan komersial, tidak seperti yang lain, terutama ditujukan untuk menghasilkan uang dan menghasilkan keuntungan. Oleh karena itu, optimalisasi proses penjualan ditujukan langsung pada peningkatan profitabilitas perusahaan komersial.
Dalam Pedagogi
Lembaga pendidikan prasekolah dan taman kanak-kanak, sebagai lembaga anggaran, menderita metode konservatif dalam melakukan proses pendidikan yang tidak kalah kuatnya dengan struktur non-negara. Di sini, guru harus bekerja bukan dengan produk material produksi akhir, tetapi dengan pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang mereka dapat dan harus ditanamkan ke dalam pikiran generasi muda. Tingkat pengetahuan yang diberikan sistem pendidikan pedagogis saat ini secara alami diaturGOST yang ada dan aturan yang ditentukan. Tetapi seberapa efektifkah pengajaran hari ini? Dan peningkatan efisiensi proses pedagogis bergantung pada apa?
Optimalisasi kegiatan pendidikan sering ditujukan pada:
- aktivasi saluran persepsi - penerimaan anak-anak terhadap informasi spesifik dan asimilasi aktifnya;
- pengembangan serangkaian tindakan untuk menarik perhatian anak-anak yang meningkat pada proses pendidikan dan mempelajari keterampilan baru;
- pengenalan metode pendidikan terkini yang meningkatkan keterlibatan anak dalam proses pendidikan;
- menggunakan contoh visual untuk mengkonsolidasikan informasi yang diterima dengan cepat dan kemampuan berpikir asosiatif;
- penggunaan pengujian operasional;
- anak-anak mengambil bagian dalam persiapan langsung dari beberapa aspek pelajaran;
- manajemen waktu yang efisien.
Di antaranya, optimalisasi pekerjaan pendidik di taman kanak-kanak dicapai dengan terus meningkatkan kualifikasi mereka, menambah pengetahuan mereka sendiri dengan ide-ide terbaru dan kekhasan pengajaran di lembaga prasekolah. Hanya guru yang berkompeten dan berkualitas yang dapat memasukkan informasi ke dalam perkembangan anak secara benar, cerdas dan benar. Dan ini, pada gilirannya, adalah tujuan utama dari setiap taman kanak-kanak.
Dalam pendidikan
Tidak kalah tinggi persyaratan untuk mengoptimalkan proses pendidikan sekolah dan pendidikan pasca sekolah. Guru sekolah pendidikan umum dan profesor universitas membutuhkan sertifikasi ulang yang lebih sering daripada guru lembaga prasekolah. Apaaspek fundamental dalam mengoptimalkan aktivitas guru dan dosen di kelas?
- Bekerja untuk memastikan persepsi utama yang benar tentang materi pendidikan - agar siswa (siswa) tertarik dengan materi yang disajikan oleh guru, yang terakhir perlu bekerja keras dan memikirkan cara meningkatkan presentasi topik baru. Bagaimanapun, tingkat keterlibatan siswa dalam proses kerjalah yang menentukan bagaimana dia akan mempelajari materi di masa depan.
- Asimilasi pengetahuan yang diperoleh - hanya kemampuan untuk menyampaikan topik pelajaran kepada audiens kuliah tidak cukup untuk pengetahuan berakar di benak siswa. Oleh karena itu, guru (guru) wajib membangun latihan-latihan praktisnya dengan demonstrasi wajib contoh-contoh yang mudah, sederhana dan dapat dipahami. Hal ini sangat meningkatkan kemampuan siswa untuk mengingat informasi baru yang diterima.
- Menerapkan keterampilan yang diperoleh - melakukan segala macam eksperimen dalam lokakarya atau pekerjaan rumah dalam bentuk aplikasi kreatif dari pengetahuan yang diperoleh dianggap sebagai teknik yang efektif dalam mengoptimalkan tahap fiksatif dalam menguasai topik.
Tujuan utama dari optimalisasi proses pendidikan adalah kualitas penyajian materi oleh guru dan penggunaan yang optimal dari kemampuannya untuk meningkatkan efisiensi asimilasi siswa terhadap informasi baru.
Dalam logistik
Pusat logistik besar yang terlibat dalam transportasi, transportasi kargo, dan komunikasi dengan kontraktor juga memerlukan tindakan wajib untuk mengoptimalkan proses logistik. Apa yang diadiarahkan?
- Merencanakan operasi berdasarkan rasio waktu dan indikator keuangan, dengan fokus pada moto "waktu adalah uang".
- Penggunaan aktif teknologi informasi terbaru - penggunaan laptop ringkas dan gadget lain untuk berkomunikasi dengan operator, pengirim barang, pelanggan.
- Perhitungan sistematis sumber daya keuangan dan tenaga kerja untuk pengangkutan barang dari titik A ke titik B, berdasarkan penilaian profitabilitas dan profitabilitas transportasi tersebut.
- Meminimalkan risiko selama pengangkutan kargo, membangun sistem penghentian jika terjadi kerusakan kargo karena kesalahan pengangkut atau pengirim.
- Meminimalkan risiko kerusakan kargo karena kondisi suhu atau waktu (pembelian cold store, memperhatikan aturan penyimpanan kargo dalam bentuk barang yang mudah rusak).
Dalam organisasi
Optimasi proses teknologi sangat erat kaitannya dengan pekerjaan yang terorganisir dengan baik di perusahaan secara keseluruhan. Efektivitas fungsinya tergantung pada bagaimana struktur organisasi perusahaan dibangun. Dan berangkat dari kenyataan bahwa struktur perusahaan sepenuhnya didasarkan pada karyawan dan tugas yang mereka lakukan, tugas organisasi yang paling penting dari setiap perusahaan adalah optimalisasi personel. Ini termasuk:
- mengurangi biaya majikan untuk memastikan aktivitas tenaga kerja;
- meningkatkan kualifikasi aktual karyawan;
- otomatisasi tenaga kerja - penggantian pekerjaan fisik dengan mesin;
- menyingkirkan karyawan yang tidak efisien - perampingan;
- perbaikan sistem manajemen personalia.
Berikut ini hanya daftar singkat dari poin-poin yang mendasar dalam reorganisasi manajemen personalia. Tetapi mereka mencerminkan aspek kunci yang berkontribusi pada pencapaian tujuan utama mengoptimalkan proses organisasi di perusahaan - meminimalkan biaya.
