Ketika sistem organisasi disebutkan, itu berarti struktur tertentu, yang terdiri dari unit-unit terpisah. Mereka saling berhubungan berdasarkan pertimbangan tertentu. Yaitu, itu tergantung pada tujuan yang ditetapkan untuk departemen dan perusahaan dan sesuai dengan fungsi yang dilakukan. Ini memberikan kehadiran eksekutif (pusat) yang dapat membuat keputusan dan bertanggung jawab atas kegiatan unit.
Informasi umum
Masalah mengenai desain dan pembentukan sistem manajemen organisasi relevan tidak hanya untuk perusahaan yang baru dibuat, tetapi juga untuk struktur komersial yang sudah beroperasi, tetapi mereka harus berfungsi dalam kondisi lain. Untuk itu perlu dilakukan perubahan komposisi dan struktur tugas-tugas yang dilaksanakan dan tugas-tugas yang harus diselesaikan. Langkah pertama dalam hal ini adalah analisis konstruksi formal. perhatian dibayarkomposisi unit struktural, jumlah karyawan yang terlibat di dalamnya, bagaimana mereka sesuai dengan kompleksitas dan struktur pekerjaan yang dilakukan, dan aspek serupa.
Selama analisis, perlu untuk mempelajari semua elemen penting dari perusahaan secara berurutan. Ini termasuk dukungan dan interaksi informasi, pasokan sumber daya dan teknologi, kepatuhan sumber daya tenaga kerja dengan tuntutan yang ada, dan pertukaran. Ketika mempelajari sistem manajemen organisasi, perlu untuk memberikan jawaban atas dua pertanyaan:
- Sejauh mana apa yang sudah ada dapat membantu atau menghambat pelaksanaan strategi tindakan yang dipilih?
- Tingkat mana yang harus ditetapkan untuk memecahkan masalah tertentu?
Cari jawaban
Ada beberapa pendekatan untuk mencapai tujuan. Karena agak bermasalah untuk mempertimbangkan semuanya, hanya dua yang akan mendapat perhatian:
- Pengaturan khusus tugas dan tujuan pribadi untuk pemain.
- Analisis organisasi singkat.
Kedua pendekatan ditujukan untuk mengungkapkan apa kontribusi pribadi karyawan terhadap pencapaian tugas utama perusahaan. Metode pengelolaan sistem organisasi juga penting. Singkatnya, Anda harus bertindak menggunakan metode berikut:
- Metode introspeksi. Perhatian khusus diberikan kepada personel administrasi dan manajemen. Tujuannya adalah untuk meningkatkan efisiensi karyawankerja mental. Fokus utamanya adalah berkontribusi pada solusi masalah, implementasi strategi perusahaan dan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Bahkan, dalam hal ini, gerakan dari besar ke detail disediakan. Urutan berikut diimplementasikan: tugas perusahaan - strateginya - tujuan - organisasi fungsional. Baru kemudian posisi - karyawan - tugas dan motivasinya.
- Metode analisis dari bawah ke atas. Dia sudah mulai dari pekerja individu dan tugas dan tujuannya yang dirumuskan. Metode ini memungkinkan Anda untuk menghubungkan pekerjaan masing-masing karyawan dengan aktivitas perusahaan dan strategi kemakmuran yang diterapkan. Walaupun sangat sering dikeluhkan bahwa ketentuan teoritis sudah dipikirkan dengan baik, tetapi implementasi dalam prakteknya masih banyak yang kurang.
Selengkapnya tentang introspeksi
Metode ini memungkinkan Anda untuk menyiapkan rekomendasi efektif yang ditujukan untuk meningkatkan seluruh struktur organisasi dan kinerja perusahaan dengan mengurangi duplikasi pekerjaan, mengurangi biaya manajemen, mengatur beban kerja manajer, memisahkan fungsi pelaksana. Berapakah hasil akhir dari usaha yang dilakukan? Sistem manajemen organisasi, dibangun dengan introspeksi, memberikan orientasi pada prinsip-prinsip dan ide-ide seperti:
- Manajemen menerima upah untuk manajemen nyata. Jadi sebagian besar waktu itu membimbing, mengukur, mempersiapkan dan mengajar. Karenamembantu perencanaan, bantuan dalam pekerjaan organisasi, menyusun rencana keuangan, menganalisis situasi saat ini dan sejenisnya.
- Pemimpin harus memiliki cukup banyak orang di bawah komandonya untuk menjaga semua perhatiannya. Tetapi pada saat yang sama, harus ada cukup waktu untuk semua orang.
- Anda harus berusaha untuk meminimalkan jumlah tautan dalam organisasi.
- Pekerja harus terlibat dalam sejumlah tugas yang dirancang dengan baik, penyelesaiannya akan langsung memajukan pencapaian tujuan organisasi.
- Pemahaman yang jelas tentang apa yang diinginkan manajemen dapat terdistorsi oleh komunikasi yang tidak efisien. Alasan yang cukup umum adalah jumlah tautan yang sangat banyak. Akibatnya, kemampuan untuk melakukan perubahan, memecahkan masalah secara mandiri, menemukan cara lain menurun.
Introspeksi bisa dilakukan di setiap organisasi. Metode ini memiliki enam tahap: persiapan, pengumpulan data, pemrosesan informasi, analisis, pelaporan, pengendalian lebih lanjut. Akibatnya, rekomendasi tertulis dikeluarkan yang membahas masalah peningkatan struktur organisasi.
Metode analisis dari bawah ke atas
Berkat penetapan tujuan dan sasaran pribadi, kontribusi karyawan terhadap proses pencapaian nilai dan parameter yang ditetapkan menjadi tetap. Perhatian diberikan kepada:
- Mempertimbangkan kondisi yang tepat untuk mengintegrasikan proses kerja setiap karyawan dengan tugas, tujuan danstrategi yang memastikan kecukupan struktur organisasi.
- Menciptakan kondisi agar semua orang tertarik untuk mencapai hasil terbaik.
- Metode analisis bottom-up juga memungkinkan Anda untuk mengevaluasi pekerjaan individu.
Perlu dicatat bahwa pendekatan yang dipertimbangkan dapat digunakan tidak hanya untuk analisis, tetapi juga dalam memecahkan beberapa masalah utama yang terkait dengan manajemen organisasi. Ini termasuk:
- Pengertian proses pencapaian tujuan melalui dialog mengenai setting dan cara mencapainya.
- Memfokuskan karyawan pada ekspektasi kinerja.
- Terbentuknya program pelaksanaan pekerjaan karena konkritnya tenggat waktu penyelesaian tugas tertentu.
- Fasilitas pengelolaan sistem penggajian, kemampuan untuk menciptakan dasar yang wajar untuk mengeluarkan remunerasi untuk kinerja yang sangat baik dari tugas dan prestasi seseorang di tempat kerja.
- Menilai apakah seorang karyawan harus dipromosikan dan memiliki kemampuan yang baik.
Oleh karena itu, metode ini dilengkapi dengan sangat baik oleh sistem manajemen organisasi dan hukum, yang menstandarkan pendekatan untuk jumlah situasi maksimum.
Tentang Fungsi
Yang utama dan terpenting adalah: organisasi, perencanaan, regulasi, koordinasi, motivasi, kontrol dan regulasi. Ini menemukan ekspresi dalam struktur, aturan, budaya, proses. Manajemen sistem organisasi menyediakanpenggunaan seperangkat metode dan teknik, kombinasi rasionalnya, hubungan yang mapan untuk mengelola elemen dalam ruang dan waktu. Penting untuk berusaha menciptakan kondisi yang paling menguntungkan. Dalam hal ini, fungsi pengelolaan sistem organisasi harus dijabarkan dengan jelas, disepakati, dan tanggung jawab orang yang berbeda harus dibatasi.
Dan ini bukan hanya kata-kata. Harus diingat bahwa fungsi adalah jenis khusus dari kegiatan manajemen khusus yang muncul dalam proses pembagian kerja. Masing-masing diimplementasikan dalam tugas manajemen yang kompleks. Perlu Anda ingat juga bahwa fungsi adalah aktivitas yang berulang. Mereka dapat dilakukan oleh satu orang, unit atau kelompok mereka. Jumlah fungsi dan komposisi tergantung pada sejumlah faktor: skala, tingkat dan struktur pengembangan produksi, ukuran organisasi, ikatan perusahaan dengan fasilitas serupa lainnya, independensi, dan tingkat peralatan teknis.
Tugas khusus dilakukan
Fungsi manajemen harus memberikan arahan dan layanan untuk kegiatan organisasi. Masing-masing harus memiliki tujuan tertentu, pengulangan, keseragaman konten. Juga, fungsinya harus objektif. Ini ditentukan oleh kebutuhan akan proses manajemen itu sendiri dalam kondisi di mana kerja bersama orang-orang terjamin. Selain itu, fungsi menjadi dasar penentuan ukuran dan struktur aparatur administrasi. Itu harus menyatukan semua yang relatif terisolasi, meskipun umumnya terkait eratstruktur. Dalam banyak hal, mereka dipengaruhi oleh tujuan sistem manajemen organisasi.
Daftar fungsi
Untuk lebih memahami topik ini, mari kita lihat apa yang harus kita hadapi dalam praktik:
- Fungsi organisasi. Terlibat dalam implementasi praktis dari rencana dan program. Hal ini dilaksanakan melalui pembentukan organisasi, pembentukan strukturnya, pembagian kerja antara departemen dan karyawan, serta melalui koordinasi kegiatan mereka.
- Fungsi motivasi. Ini mengkhususkan diri dalam menentukan kebutuhan orang, serta memilih cara yang paling efektif dan tepat dalam hal ini untuk memenuhi mereka. Semua ini dilakukan untuk memastikan kepentingan maksimal karyawan dalam proses pencapaian tujuan yang dihadapi organisasi.
- Kontrol. Hal ini diperlukan untuk mengidentifikasi kesalahan secara tepat waktu, bahaya yang akan datang, penyimpangan dari standar yang dipersyaratkan, dan menciptakan dasar untuk perbaikan berkelanjutan.
Fitur tambahan
Organisasi harus memiliki:
- Fungsi penjatahan. Mereka harus dianggap sebagai proses pengembangan nilai-nilai yang dihitung secara ilmiah. Dengan bantuan mereka, parameter kuantitatif dan kualitatif dinilai.
- Fungsi penjadwalan. Diperlukan pengaturan yang ketat terhadap perilaku objek dalam proses pelaksanaan tujuan dan tugas yang ditetapkan untuk karyawan.
- Fungsi koordinasi. Memastikan organisasi konsisten danpekerjaan yang terkoordinasi dengan baik dalam pelaksanaan tugas yang direncanakan.
- Fungsi regulasi. Secara langsung bersinggungan dengan kontrol dan koordinasi. Jika, di bawah pengaruh lingkungan eksternal / internal, terjadi penyimpangan dari parameter yang diperlukan, maka perlu untuk menyesuaikan situasi sehingga berada dalam batas yang ditentukan.
Tentang tugas
Sistem organisasi dibuat untuk mencapai tujuan tertentu. Misalnya, memperoleh pendapatan semaksimal mungkin. Atau 100 juta rubel. Bagaimanapun, dalam perjalanan ke tujuan, Anda harus menyelesaikan sejumlah tugas yang memungkinkan Anda mencapainya. Perlu dicatat bahwa mereka berbeda dalam skala, konsekuensi, kepentingan, dampak pada masa depan dan kompleksitas implementasi.
Tugas mengelola sistem organisasi di tingkat tertinggi adalah yang paling penting dan esensial dalam hal mendapatkan hasil. Lagi pula, jika seorang pekerja akar rumput melakukan sesuatu yang salah, maka ini masih bisa relatif bertahan. Apalagi jika Anda cepat mengidentifikasi dan berhenti. Padahal kesalahan manajemen puncak itu sendiri memiliki konsekuensi yang jauh lebih dahsyat. Selain itu, cukup sulit untuk menghentikan mereka, untuk itu perlu adanya dukungan dari pemegang saham/pendiri.
Tetapi proses identifikasi juga relevan. Memang dalam kondisi kami diatur sedemikian rupa sehingga manajemen puncak tidak diperiksa secara permanen. Dan Anda dapat mengetahui bahwa jalannya peristiwa tidak berjalan sebagaimana mestinya, baik dengan melakukan kontrol, mengikuti perkembangan peristiwa, atau dengan memperhatikan anomali dalam pelaporan, yangmanajer memberikan kepada pemilik. Untuk memenuhi tugas yang ditetapkan secara efektif, perlu untuk memastikan bahwa ada struktur organisasi yang memadai dari sistem manajemen, yang tidak akan ada orang yang tidak bertanggung jawab.
Tentang Pembangunan
Sistem organisasi tidak berdiri diam seperti batu. Selalu ada beberapa gerakan (belum tentu menjadi lebih baik). Namun jika dilihat dari ketinggian ribuan tahun, maka pengelolaan sistem organisasi dan ekonomi masih terus diperbaiki dan dikembangkan. Terkadang hal ini dipengaruhi oleh perkembangan metode dan pendekatan baru. Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi juga dapat berdampak. Misalnya, apa artinya manajemen tanpa menggunakan teknologi informasi? Bahkan jika seseorang bekerja sendiri dalam status pengusaha perorangan, komputer / ponsel cerdas membantu menyimpan catatan, mengirim data ke layanan pajak, otoritas statistik, dan sejumlah struktur lainnya.
Tetapi apakah mungkin untuk mengatakan bahwa sekarang mungkin untuk mencapai mahkota dalam pembangunan? Sayangnya tidak ada. Meskipun teknologi dan metode sudah ada, masih terlalu dini untuk bersukacita. Lagi pula, berapa banyak penemuan menakjubkan yang masih menunggu umat manusia di masa depan. Ambil contoh, kecerdasan buatan. Ketika sampel solusi ini dikembangkan dengan indikator kinerja yang baik, apa yang dapat dilakukan oleh seorang karyawan yang tidak perlu tidur, istirahat, dan menerima gaji hanya akan memukau dan memaksanya untuk beradaptasi dengan kondisi baru.
