Sejak tahun 1960-an, hampir semua organisasi mulai mengembangkan dan mempraktekkan struktur organisasi yang benar-benar baru dan lebih fleksibel. Proses ini bertujuan untuk mengurangi birokrasi agar cepat beradaptasi dengan perubahan kondisi eksternal, termasuk teknologi baru yang maju. Struktur jenis ini disebut struktur kontrol adaptif. Singkatnya, struktur seperti itu dapat dengan cepat dan mudah diubah dengan "menyesuaikan" dengan lingkungan eksternal yang berubah dan kebutuhan organisasi yang berubah.
Konsep
Manajemen adaptif adalah pendekatanyang menggunakan serangkaian metodologi berbeda yang dikenal sebagai kelincahan dan alat yang digunakan untuk mengelola sistem yang kompleks dan inovatif.
Struktur manajemen adaptif yang fleksibel dicirikan oleh kerja sama yang konstan dengan klien, sehingga ruang lingkup aplikasi tidak ditentukan secara ketat, dan perusahaan itu sendiri dibagi menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, yang disebut fungsionalitas (divisi). Manajer perusahaan juga sering berkontribusiperubahan dan koreksi sesuai dengan kebutuhan dan penilaian klien, dengan fokus mengerjakan tugas yang dipercayakan kepada mereka.
Adaptasi cepat dan keterbukaan terhadap perubahan di perusahaan adalah dasar dari metodologi struktur yang disesuaikan. Tahap terpisah dari fungsi perusahaan tidak dibedakan, seperti dalam manajemen tradisional.
Dasar-dasar operasi
Lingkungan dinamis serta perubahan kebutuhan pelanggan memerlukan perencanaan jangka pendek dan komitmen tim. Karena tidak adanya struktur organisasi yang jelas, tingkat disiplin dan keterampilan komunikasi yang tinggi diharapkan dari karyawan. Manajer perusahaan bertindak sebagai mentor. Tim dibatasi hanya beberapa lusin orang dan dicirikan oleh fleksibilitas, tingkat kolaborasi yang tinggi, dan efisiensi yang signifikan.
Individualisme adalah aspek lain yang menonjol dalam praktik tangkas. Dalam hal ini, standardisasi ditinggalkan. Sebuah fitur karakteristik dari struktur manajemen adaptif adalah pengurangan yang signifikan dalam jumlah dokumen. Metode Agile menyediakan sejumlah cara yang memungkinkan Anda untuk mulai berfungsi tanpa kepastian mencapai tujuan. Mereka juga menyarankan metode untuk mengatur tugas di perusahaan untuk memastikan bahwa tim melakukan hal yang benar dalam proses manajemen.
Metode yang ditawarkan sebagai bagian dari struktur manajemen adaptif tidak cocok untuk semua jenis organisasi, terutama yang sangat besar, yangbiaya teknologi yang signifikan diperlukan.
Karakteristik struktur
Dasar berfungsinya struktur kontrol adaptif dicirikan oleh:
- kurangnya regulasi birokrasi yang ketat tentang kerja manajerial;
- kurangnya spesialisasi yang mendalam;
- tingkat pemerintahan tertentu;
- struktur manajemen yang fleksibel;
- sifat desentralisasi dari proses pengambilan keputusan.
Jenis struktur ini dapat dibandingkan dengan yang lain dalam beberapa cara.
Mari kita bandingkan struktur kontrol adaptif dengan tipe divisi. Yang pertama akan lebih fleksibel dan dapat disesuaikan dengan perubahan kebutuhan industri dan lingkungan.
Akibatnya, dasar untuk berfungsinya struktur kontrol adaptif dicirikan oleh fitur-fitur relevan berikut ini:
- fokus pada implementasi yang cepat dari proyek dan program yang kompleks;
- menyelesaikan masalah sulit;
- kemampuan untuk mengubah bentuk dengan relatif mudah dan tanpa rasa sakit;
- adaptasi cepat terhadap perubahan siklus hidup perusahaan (yaitu struktur adaptif biasanya dibuat sementara untuk memecahkan masalah tertentu, untuk melaksanakan program dan proyek yang berbeda);
- pembentukan badan pemerintahan sementara.
Membentuk dasar
Berikut adalah daftar tujuan dan prinsip utama yang memandu penggunaan metodologi adaptif dalam manajemen perusahaan:
- fleksibel dan mudah beradaptasi dengan kebutuhan dan harapan pelanggan yang berubah secara dinamis (karenanya istilah "gesit");
- menciptakan solusi yang berharga dan inovatif bagi perusahaan dan konsumen di setiap tahap manajemen;
- meminimalkan biaya dengan mengurangi jadwal produksi;
- fokus pada manajemen dan anggota tim manajemen;
- meningkatkan motivasi karyawan tanpa stres;
- kerjasama yang erat dengan pelanggan;
- kesederhanaan dan pengaturan diri dari tim manajemen;
- kepuasan pelanggan melalui kecepatan dan keteraturan proses;
- minimalisasi risiko.
Kekuatan struktur adaptif
Kekuatan struktur manajemen organisasi adaptif meliputi faktor-faktor berikut:
- Manajemen adaptif adalah kerja sama erat yang konstan dengan klien, meskipun tidak ada cara untuk mencapai tujuan perusahaan. Semua ini menekankan tingkat kepuasan pelanggan yang tinggi dan bertujuan untuk memberikan nilai bisnis yang maksimal.
- Adaptasi yang mudah dan perubahan manajemen yang cepat.
- Tidak seperti manajemen tradisional, tidak perlu menentukan berbagai tugas selama periode awal proses manajemen.
- Tingkat kemandirian peserta proses yang bertanggung jawab atas tugas yang diselesaikan semakin meningkat.
Kelemahan
Di antara kerugiannya adalah poin-poin berikut:
- Perusahaan besar dan proyeknya masih diimplementasikan menggunakan model manajemen tradisional, karena fleksibilitas dalam beradaptasi dengan perubahan tidak diperlukan, dan kondisi proyek tidak begitu fluktuatif.
- Kurang konsentrasi pada pengendalian tugas.
- Tim manajemen harus memiliki banyak pengalaman, keterampilan tinggi, dan tingkat motivasi tinggi, yang seringkali sulit dicapai.
- Hanya bekerja dalam tim kecil.
- Semua perhatian tim manajemen terfokus pada pencapaian hasil akhir. Aspek manajemen lainnya, seperti riset pasar, pemilihan anggota tim yang tepat dan pelatihan khusus, manajemen risiko, aspek legal dan formal, dan lainnya yang diterapkan dalam metodologi tradisional, diabaikan.
Varietas
Di antara struktur organisasi manajemen adaptif, jenis berikut dibedakan:
- matriks;
- proyek;
- target masalah;
- bertarget program;
- struktur yang terbentuk pada pendekatan kelompok (brigade, komando);
- jaringan.
Mari kita pertimbangkan fitur masing-masing.
Struktur matriks termasuk dalam struktur kontrol adaptif. Fitur mereka adalah pemisahan hak manajer yang mengelola departemen. Kekhususan struktur ini adalah bahwa setiap karyawan memiliki dua manajer sekaligus denganhak yang sama. Satu manajer adalah manajer layanan fungsional langsung. Dia memiliki berbagai kekuasaan untuk mengelola tugas-tugas yang diberikan kepada perusahaan. Pemimpin kedua adalah manajer proyek. Sistem subordinasi ganda seorang karyawan dalam kerangka fungsional dan manajemen proyek mencirikan fitur struktur ini.
Di antara jenis struktur manajemen adaptif, struktur desain dicatat. Mereka mewakili kemampuan untuk mengelola aktivitas yang kompleks. Dalam kerangka struktur ini, koordinasi dan integrasi pengaruh manajerial diperlukan. Karakteristiknya adalah pembatasan ketat pada persyaratan, biaya, dan kualitas pekerjaan. Penggunaan struktur ini dimungkinkan dalam pengembangan dan implementasi proyek organisasi yang kompleks.
Di antara jenis struktur manajemen adaptif, bentuk brigade dibedakan. Dengan bentuk struktur organisasi ini, tim yang terdiri dari 10-15 orang dibentuk di perusahaan, termasuk desainer, teknolog, ekonom, pekerja untuk melakukan tugas tertentu dan memproduksi produk.
Struktur manajemen organik adaptif mencakup target masalah. Itu dibentuk sesuai dengan prinsip-prinsip berikut:
- pendekatan target berarti membangun struktur sesuai dengan pohon target;
- prinsip kerumitan dalam menghitung jumlah manajer;
- orientasi pada masalah perusahaan, yaitu pembentukan departemen sesuai dengan kesulitan yang diidentifikasi;
- fokus pada produk tertentu (pasar produk);
- mobilitas dan kemampuan beradaptasi terhadap perubahan.
Struktur seperti itudapat dibentuk berdasarkan jumlah dan kedalaman prinsip dan persyaratan pembentukan, berdasarkan pohon tujuan perusahaan.
Sebuah blok desain multifungsi biasanya dibuat untuk tujuan baru yang spesifik, baik sementara atau permanen. Blok ini memungkinkan Anda untuk memusatkan upaya semua bidang kerja divisi perusahaan untuk mencapai tujuan, program kerja untuk mencapai tugas yang ditentukan.
Tujuan utama departemen proyek adalah untuk memperkenalkan hubungan horizontal untuk interaksi departemen yang berbeda dalam proses pekerjaan mereka untuk memenuhi rencana yang dilaksanakan oleh departemen proyek ini. Pada saat yang sama, departemen lini menghasilkan beberapa proyek sekaligus di bawah pengawasan teknis. Pengelolaan administrasi dilakukan bersamaan dengan pengenalan top line manager.
Hak departemen desain untuk membuat keputusan dan menerapkan rekomendasi teknis didasarkan pada pemberian wewenang yang sesuai kepada badan pengatur perusahaan.
Struktur manajemen berbasis program, berkat kehadiran manajer teknis untuk setiap proyek, memiliki produktivitas dan kemampuan tertinggi untuk melaksanakan tugas-tugas sulit.
Syarat utama untuk aktivitas yang suksesstruktur manajemen target adalah distribusi kekuatan yang tepat antara departemen desain dan lini.
Manfaat struktur:
- kemungkinan perbaikan cepat dalam kondisi yang berubah sebagai bagian dari perubahan proyek;
- interaksi antar departemen yang berbeda untuk mencapai tujuan terbaik;
- sentralisasi fungsi manajemen lini.
Kekurangan termasuk:
- pengambilan keputusan multi-tahap;
- berbeda subordinasi pelaksana program;
- intensitas sumber daya tinggi.
Struktur organisasi jaringan adalah solusi hybrid yang menggabungkan struktur manajemen divisi dan matriks.
Contoh umum adalah jaringan toko dengan gaya korporat yang sama, pilihan dasar, sistem informasi tunggal, dll.
Jaringan dapat dihubungkan dengan merek, identitas perusahaan, sistem informasi, tenaga penjualan, rangkaian produk, program pelatihan staf, dll.
Prasyarat untuk pengoperasian jaringan adalah manajemen terpusat, departemen struktural multifungsi terpusat untuk masalah utama pekerjaan.
Jaringan adalah solusi yang memungkinkan Anda mendapatkan versi produktif dari distribusi kekuatan dan koneksi, serta otonomi dan sentralisasi yang diperlukan. Struktur organisasi jaringan lebih produktif di perusahaan yang tersebar secara geografis dengan satu identitas perusahaan, yang memastikan visibilitas organisasi, di mana pun lokasinya.
Perbandingan dengan struktur mekanistik
Perbedaan antara struktur manajemen organisasi adaptif dan mekanistik disajikan di bawah ini.
| Gaya responsif | Gaya Mekanistik |
| Fokus pada penyampaian fungsionalitas | Orientasi pada pembagian tugas |
| Rencana adalah hipotesis, bukan prediksi | Rencana adalah ramalan untuk masa depan |
| Sukses dipahami sebagai kemampuan untuk beradaptasi dengan kondisi yang berubah | Sukses dipahami sebagai kepatuhan terhadap rencana yang telah ditetapkan sebelumnya |
| Rencana tahap awal presisi tinggi | Rencana terperinci dikembangkan untuk seluruh perusahaan |
| Alasan penyimpangan dari rencana dianalisis dan memberikan informasi untuk mengubah rencana untuk tahap selanjutnya (manajemen adaptif) | Penyimpangan dari rencana dianggap sebagai kesalahan manajemen dan memerlukan perbaikan kecil (tindakan korektif) |
| Manajemen perubahan adalah kekuatan pendorong di balik proses inovasi organisasi | Manajemen perubahan sering memanifestasikan dirinya dalam prosedur birokrasi yang menghalangi perubahan |
| Berdedikasi untuk membangun tim manajemen yang mandiri dan disiplin | Berorientasi pada prosedur dan metodekontrol dan manajemen mikro tugas proyek |
Perbandingan dengan struktur birokrasi
Untuk membandingkan struktur manajemen organisasi birokrasi dan adaptif, gunakan tabel di bawah ini.
| Kriteria | Birokrasi | Adaptif |
| Hirarki kontrol | Tangguh | Blur |
| Pengembangan tautan vertikal dan horizontal | Vertikal sangat berkembang | Garis horizontal sangat berkembang |
| Tipe kontrol | Permanen | Satu manajer, banyak proyek |
| Kebijakan dan prosedur manajemen | Sangat diatur | Formalisasi yang lemah |
| Formalisasi hubungan kerja para manajer | Tugas sempit | Tanggung jawab yang luas |
| Pengambilan keputusan manajemen | Sentralisasi | Desentralisasi |
| Pembagian kerja manajer | Spesialisasi sempit | Spesialisasi luas |
Kesimpulan
Konsep kemampuan beradaptasi terkait dengan masalah memastikan fleksibilitas sistem manajemen dengan tetap menjaga parameter efisiensi badan usaha.
Dalam kerangka pemikiran modern tentang struktur manajemen, yang adaptif dipahami sebagai yang lebih sesuai dengan kondisi dinamis lingkungan eksternal. Dalam hal ini, mereka dianggap lebih berfluktuasi.
Fitur utama struktur tata kelola adaptif organik:
- kemampuan untuk mengubah bentuk dengan mudah dan langsung beradaptasi dengan kondisi eksternal;
- implementasi proyek yang cepat dan penyelesaian tugas yang cepat;
- batas waktu;
- Pemerintah mungkin bersifat sementara.
